Avtal framskrider trots distansarbete med digital signering

“Hanteringen av avtal fördröjs på grund av det rådande läget”

“Tyvärr kan vi på grund av distansarbete inte hantera avtal enligt det tidigare angivna tidsschemat…”

Ovan finns bara ett fåtal av de texter som vi på sistone sett på olika organisationers webbplatser. Det kommer inte som en överraskning för någon att de internationella specialförhållandena har orsakat och kommer ännu att under en längre tid orsaka stora utmaningar såväl för privata företag som för offentliga tjänsteleverantörer och organisationer inom den tredje sektorn.

Även om man skulle lyckas hålla kassaflödet i balans och kunderna fortfarande skulle hitta tjänster som till exempel säljs på webben, finns det ett problem som distansarbete har medfört och berör nästan alla – social isolering.

Personalbrist och sjukdomsfall kan givetvis påverka tidsschemat för hanteringen av avtal. Att undvika närkontakter behöver däremot inte vara ett problem.

Lösningen är en tjänst med vilken det går enkelt att godkänna avtal och identifiera avtalsparterna även under social isolering.

Det säkraste sättet att signera avtal

Avtal upprättas vanligtvis på papper och signeras på plats i närvaro av alla undertecknande parter. Med digital signatur avses, som namnet säger, signaturer som samlas in digitalt – utan att någon behöver resa, utan att man behöver träffa någon och utan att man ens behöver ett avtal som skrivits ut på papper. Därmed är digital signering ett datasäkert och juridiskt giltigt sätt att samla in signaturer på kritiska avtal och dokument även under pandemitider.

I tjänsten Visma Sign kan du enkelt skapa, spara och signera alla företagets avtal i ett system. Tjänsten förenklar alla funktioner på ditt företag.

Möjliggör företagets kontinuitet och tillväxt med digital signering under distansarbete

Utan avtal finns det helt enkelt ingen företagsverksamhet. Redan av denna anledning är det nödvändigt att avtal framskrider, särskilt nu när så många andra saker runt om oss orsakar osäkerhet och ångest. Avtal som framskrider snabbt och okomplicerat utgör grunden för att ditt företags verksamhet fortsätter smidigt även under distansarbete.

Visma Sign möjliggör till exempel signering av bokslut på distans när bokslutsperioden är inne. Digital signering är oberoende av tid och plats och gör bokslutsprocessen avsevärt snabbare.

Enligt vår statistik sker 89 % av alla signeringar inom ett dygn från det att inbjudan skickats. Digital signatur är också juridiskt gällande, varmed du kan signera bokslutet utan bekymmer.

Du kan genast när bokslutet är färdigt ladda upp de dokument som ska signeras i tjänsten Visma Sign och skicka dem på en gång till alla som ska signera. Du kan lägga till ditt eget följebrev till inbjudan och själv fastställa ordningen för signaturerna i tjänsten. Efter signeringarna sparas bokslutet i systemet och du kan begränsa användnings- och granskningsrättigheterna till det såsom du önskar.

Utvidga din företagsverksamhet trots det rådande läget

Idag kan introduktionen för nya arbetstagare även ske på distans.

Med digital signering kan du samla in signaturer till arbetsavtal även på distans och skicka det dokument som ska signeras samtidigt till alla som ska signera det, både till arbetstagarna och den chef som ansvarar för rekryteringen och även till vd:n. Arbetsavtal kan ändras och till exempel avtal om distansarbete ingås enkelt med digital signering.

Digital signatur är också det säkraste sättet att utvidga ditt företags tjänster till näthandel nu när vi ska undvika nära kontakter. Om dina tjänster är av sådan karaktär att affären ska bekräftas med en signatur och/eller att du ska känna till köparens identitet, ger Visma Signs webblankett dig en möjlighet att säkert och effektivt samla in uppgifter om dina kunder. Använd webblanketter i stället för att skriva ut och skicka pappersblanketter. Webblanketter kan fyllas i var som helst och uppgifterna blir genast tillgängliga för ditt företag.

Du kan också integrera Visma Sign till de övriga system som ditt företag använder, varmed kunduppgifterna enkelt kan överföras även till ditt CRM- eller ERP-system. Du kan till exempel skapa orderblanketter för dina produkter eller tjänster med Visma Sign och därmed göra det enkelt för kunderna att köpa och enkelt för dig själv att sälja.

Alla avtal behöver inte bekräftas med stark signering

Visma Sign möjliggör även s.k. svag signering i situationer som inte kräver starkt skydd. När parterna känner varandra och man till exempel redan har ingått ett muntligt avtal om beslutet, är svag identifiering och en namnteckning på ett virtuellt papper ofta tillräckligt för att sluta avtalet.

Till exempel i större organisationer kan styrelsemöten, ledningsgruppens beslut och andra viktiga protokoll bekräftas även genom fjärranslutningar med svaga signaturer.

Svag signatur är särskilt tillämplig om din organisation är verksam internationellt i olika länder. Stark identifiering kräver alltid bankkoder eller mobilcertifikat, varför den för närvarande endast kan användas i de nordiska länderna (exklusive Island). Svag signatur däremot fungerar över statsgränserna, varmed organisationens olika enheter kan signera avtal elektroniskt från sina egna verksamhetsställen.

Bekanta dig med elektronisk signering genom att prova tjänsten gratis.

Madeleine Sandler jobbar som marketing specialist på Visma Sign. Hon är intresserad av strategier för hur företag kan jobba mer effektivt - utan att det går på bekostnad av säkerhet eller miljö.