5 strategier för avtalshantering i småföretag

Sammanfattning: Avtal hamnar lätt i mejlkorgar eller stannar kvar i huvudet på enskilda medarbetare, vilket bromsar verksamheten och ökar riskerna.

I den här artikeln delar Sanni Räty, Retention Marketing Specialist och systemexpert på Visma Sign, fem strategier som flera småföretag har använt för att få ordning på sin avtalshantering: centralt arkiv, avtalsmallar, koll på viktiga datum, tydliga behörigheter och smidigt samarbete.

Alla småföretag har avtal, men få har ett lika tydligt arbetssätt kring dem. Därför förvarar många fortfarande avtal i mejlkorgar eller litar på att en enskild medarbetare kommer ihåg var de finns.

Vad innebär avtalshantering egentligen?

Avtalshantering handlar om att systematiskt hantera hela avtalets livscykel: skapa, signera, spara, hitta och förnya, på samma sätt varje gång. Oftast sker detta med stöd av ett avtalshanteringssystem.

En väl organiserad avtalshantering säkerställer att vilket avtal som helst går att hitta och är uppdaterat, oavsett vem som en gång skapade det.

1. Samla alla avtal och bilagor på ett ställe

Central hanterbarhet är en stor fördel för alla som arbetar med företagets avtal. Därför är det första steget att bestämma en enda plats för samtliga avtal. När de samlas i ett digitalt arkiv i stället för i mejl och personliga mappar kan vem som helst med behörighet hitta det som behövs.

Genom att skapa en mappstruktur och märka avtalen med sökord, till exempel utifrån kund, bransch eller avtalstyp, förblir de sökbara även när arkivet växer.

Genom att skapa sparade sökningar kan varje användare enkelt bevaka sina viktigaste avtal, utan att det påverkar hela företagets mappstruktur.

2. Avtalsmallar som stöd i arbetet

När varje avtal skrivs från grunden ökar risken för fel och inkonsekvens. Färdiga mallar för standardiserade avtalstyper (anställningsavtal, hyresavtal, sekretessavtal) snabbar upp arbetet och säkerställer att alla nödvändiga villkor alltid finns med.

3. Notera viktiga datum, lita inte på minnet

Att ett avtal löper ut utan att någon märker det är ett av de vanligaste och dyraste misstagen bland småföretag. I stället för att någon ska hålla koll på uppsägningstider och förnyelsedatum i huvudet eller i ett separat kalkylark, går det att registrera dem direkt vid avtalet.

I Visma Sign går det till exempel att lägga in viktiga datum som en del av avtalets uppgifter, vilket gör att de snabbt går att hitta via sökfunktionen.

4. Hantera behörigheter och datasäkerhet

Alla behöver inte se allt. Tydliga behörigheter säkerställer att känsliga avtal bara syns för dem som ska ha tillgång, samtidigt som det skapas ett spår över vem som har hanterat avtalet. Det är särskilt viktigt inom branscher som hanterar personuppgifter eller ekonomiskt känslig information.

Till exempel i Visma Sign kan användargrupper skapas på flera olika sätt beroende på företagets behov. Grupper kan till exempel skapas utifrån roll, team, region eller ansvarsområde”, berättar Sanni Räty.

Ofta ser användare i samma användagrupp varandras dokument. Det gör det till exempel möjligt att skicka en påminnelse om en kollegas skickade inbjudan eller granska innehållet i ett avtal.

5. Gör avtalshanteringen till hela organisationens ansvar, inte en enskild persons

När kunskapen om avtalen finns i en enda persons huvud blir hela organisationen sårbar om den personen är borta. När avtalshanteringen i stället byggs upp som en delad process, snarare än personberoende kunskap, fortsätter verksamheten smidigt oavsett vem som är på plats.

Företaget bör ta fram gemensamma riktlinjer för hur dokument namnges och var de sparas. Det underlättar och snabbar upp sökandet efter dokument, särskilt när många avtal skapas och flera användare är inblandade.

Om ett system inte räcker till

Ett avtalshanteringssystem med dessa funktioner är oftast det enklaste sättet att skapa ordning i efterarbetet kring avtal. Ibland finns ändå ett behov av att spara dokument i ett redan använt system för digital arkivering. Till flera sådana finns det redan en färdig Visma Sign-integration.

Testa innan köp!

Testa Visma Sign kostnadsfritt med fem signaturer och se hur mycket tid ni sparar när avtalen går att hitta på ett ställe, viktiga datum är registrerade och behörigheterna är i ordning.

Sanni Räty har jobbat med Visma Sign i snart tio år, först som avtalshanteringskonsult och idag inom marketing. Hon brinner för genuin och personlig kommunikation, som hon ser som en central del av kundupplevelsen.