Så får du bästa säkerheten för dina dokument
Trots att både GDPR och företags egna säkerhetsbehov kräver bra kontroll av känsliga uppgifter sparas många viktiga dokument i en så osäker miljö som de anställdas mailkorg.
– Det innebär både juridiska och affärsmässiga risker, trots att det idag finns bra lösningar för att slippa ifrån problemet, säger Aarni Honkaniemi, product director på Visma Sign.
Rutiner skapar säkerhet
Många företag lägger stora resurser på att skapa juridiskt och affärsmässigt hållbara kontrakt, men glömmer bort att skapa bra rutiner för arkiveringen.
– På den svenska marknaden är det extremt många affärsuppgörelser som fortfarande arkiveras på papper i en pärm, eller ännu värre i den enskilde anställdes mailkorg eller dator. Om den anställde då slutar utan att ha kommit ihåg att ladda upp alla dokument, ja då är kunskapen och överenskommelsen borta.
Ett dokuments säkerhetsflöde kan beskrivas som vägen från att det skapas till att det arkiveras. Ofta läggs stora resurser på att kontraktet ska vara ok juridiskt och affärsmässigt, man är noga med signeringen, men när det kommer till arkiveringen brister rutinerna på många företag. För att lösa det här problemet erbjuder Visma Sign en lösning för digital avtalshantering som sträcker sig hela vägen från upprättande via signatur till arkivering.
– Med ett program för avtalshantering kan företaget vara säker på att bara rätt personer kan se och editera kontraktet, och att rätt person signerat, samtidigt som informationen finns tillgänglig för dem som behöver den, menar Aarni Honkaniemi.
Första steget för bra arkivering är att använda sig av digital signering, det vill säga en programvara som gör det möjligt att upprätta och signera kontrakt digitalt. Efter en sådan signering skickas dokumentet automatiskt till programmets åtkomstskyddade arkiv där det finns tillgängligt för de som behöver det, men inte kan kommas åt av obehöriga.
– Det kan till exempel handla om anställningskontrakt. Det är viktigt att de finns och att personal på HR kan komma åt dem på ett enkelt sätt, men de innehåller samtidigt ofta känslig personlig information som kan vara integritetskränkande i fel händer.
Digitalisering är steg ett för säkrare avtal
I Sverige idag är det bara 39 procent av företagen som använder sig av digital signering enligt en studie gjort av Visma Sign.
– Det innebär att det fortfarande är en stor andel av alla kontrakt som upprättas som skrivs på papper och därmed ska arkiveras manuellt och riskerar att inte komma längre än den anställdes skrivbord.
Men även om det är bra att ha ett system för digital avtalshantering finns det ytterligare en aspekt som är mycket viktig för att få ett bra säkerhetsflöde för dokument.
-Ett säkert program är ett bra första steg. Ska du få till en optimal kontraktshantering måste du samtidigt utbilda personalen så att alla som hanterar kontrakt förstår varför det ska göras och varför det är så viktigt.
Ani Rumpu jobbar med content hos Visma. Som en erfaren journalist menar Ani att i marknadsföring vinner sanning alltid över fina ord.
