Många företag överskattar sin avtalssäkerhet – så minskar du risken för bedrägerier

Sammandrag

Många företag överskattar sin avtalssäkerhet, trots att endast en liten andel använder digital signering för att förhindra bedrägerier. Samtidigt ökar hotet från phishing, manipulerade dokument och falska beställningar.

• Över hälften av företagen oroar sig för informationssäkerhet, men över 80 % anser sig ha tillräckliga skydd
• Endast 16 % använder digital signering specifikt för att motverka bedrägerier
• Stark autentisering (t.ex. BankID) säkerställer undertecknarens identitet

—

Samtidigt som svenska beslutsfattare enligt en ny undersökning oroar sig för  bristande informationssäkerhet, anser en majoritet att de har tillräckliga verktyg  för att förhindra bedrägerier. Det går inte ihop. 

Du har just kommit överens om de sista detaljerna i det viktiga avtalet. Nu är det  äntligen dags att skriva under, och avtalstexten e-postas fram och tillbaka. Men hur vet du vem som står bakom namnteckningen, i bästa fall  inscannad, när avtalet kommer i retur? Är du ens säker på att det är exakt  samma avtal som du mailade i väg, eller har någon detalj som betalningsvillkor,  priser eller kontonummer ändrats? Har du inte tid att fingranska avtalet en gång  till så kanske du inte upptäcker det förrän det är för sent. 

Ligg ett steg före bedragarna 

Oro för bristande informationssäkerhet är den största anledningen till att svenska  beslutsfattare väljer att utnyttja digitala signeringstjänster. Det anger över hälften  av de tillfrågade i en ny undersökning bland nordiska beslutsfattare, som Visma  Sign gjort. 

Samtidigt anser i samma undersökning över 80 procent av intervjupersonerna att deras företag har tillräckliga verktyg för att förhindra  avtalsbedrägerier. Kan de verkligen vara trygga i det? 

”De flesta företag nöjer sig med utbildning i kombination med interna  riktlinjer för att förhindra avtalsrelaterade bedrägerier”, berättar Aarni  Honkaniemi, produktchef på Visma Sign.

”Enligt undersökningen är det bara 16  procent som använder en digital signeringstjänst i detta syfte.” 

I dag utnyttjar kriminella nya metoder för att vilseleda och lura till sig data.

Men i dag utnyttjar kriminella nya och ständigt utvecklade metoder i sina  försök att vilseleda och lura till sig data: phishing, manipulerade dokument,  klonade webbplatser, skadlig kod och deepfakes. Ett av de vanligaste brotten är  falska beställningar, där någon utger sig för att vara firmatecknare på ett företag  och beställer varor till sig själv. Alternativt skapas fakturor som företaget luras att  betala trots att varken beställning eller någon leverans skett.

Med en spårbar logg kan inget ändras i efterhand 

Digital signering är ett effektivt sätt att förhindra bedrägeri, eftersom du kan vara helt säker på vem du har att göra med.

”Digital signering är ett effektivt sätt att förhindra bedrägeri, eftersom du kan vara  helt säker på vem du har att göra med”, förklarar Aarni Honkaniemi.

”Genom en digital signeringstjänst som använder stark autentisering, till exempel BankID,  garanteras att den som skriver under verkligen är den som hen utger sig för att vara, och du får en tydlig tidsangivelse för undertecknandet.” 

Juridiskt, bland annat med grund i ett EU-direktiv, räknas en digital signatur som starkare verifikation än en oläslig skriftlig namnteckning. Alla åtgärder som är kopplade till dokumentet registreras i en spårbar logg med nyckelinformation som tidsstämplar och undertecknarens IP-adress, vilket garanterar transparens och ansvarsskyldighet. 

Snabbt, enkelt och säkert 

Bedragarna blir allt skickligare på att utnyttja sociala och psykologiska faktorer,  till exempel tidsbrist för att stressa medarbetare till att inte hinna granska ett  avtal tillräckligt noga. Men är det bråttom finns inget snabbare sätt att  underteckna ett avtal än genom en digital signeringstjänst, som får det gjort på  bara några minuter. 

”I undersökningen är Visma Sign det företag inom e-signering som är starkast förknippat med enkelhet och säkerhet”, avslutar Aarni Honkaniemi.

Madeleine Sandler jobbar som marketing specialist på Visma Sign. Hon är intresserad av strategier för hur företag kan jobba mer effektivt - utan att det går på bekostnad av säkerhet eller miljö.