Endast 39 procent av svenska bolag signerar digitalt

Endast 39 procent av svenska företag använder sig av digital signering av avtal, det visar en ny undersökning från Visma Sign från år 2023. Detta trots att Sverige i övrigt är ett av världens mest digitaliserade länder.

– Jag tror att användningen kommer att öka markant med tanke på att det är både säkrare och mer flexibelt än pappersavtal, säger Aarni Honkaniemi, product director på Visma Sign.

Det är lätt att tro att digital signering av kontrakt är något nytt, men faktum är att det godkändes juridiskt i Sverige redan år 2000. 2014 infördes nya regler på EU-nivå som underlättade hanteringen ännu mer. Trots det är det alltså betydligt färre än hälften av de svenska bolagen som använder sig av möjligheten, jämfört med 55 procent i Norge och Finland.

– Vi såg ett väldigt stort uppsving i Norge och Finland under pandemin, säger Aarni Honkaniemi.

– Eftersom de länderna hade hårdare regler för lock down än vad Sverige hade tvingades företagen där att bryta sina vanor och gå över från pappersavtal till digital hantering för att överhuvud taget kunna fortsätta att göra affärer.

Svenska bolag kunde fortsätta

Svenska bolag var inte lika utsatta och kunde fortsätta mer som vanligt, men Aarni Honkaniemi förutspår att fler och fler kommer att gå över till digitala avtal och digital signering de kommande åren.

– Det finns flera anledningar till det, inte minst att digitala avtal och digital signering både är snabbare och säkrare än pappersavtal.

För även om digitala avtal kan skickas både via mail och SMS och ser ut som vanliga pdf-filer finns det flera säkerhetsaspekter inbyggda. Det webbaserade programmet gör det möjligt att verifiera vilka som öppnar kontraktet, att kontrollera identiteten på den som signerar kontraktet och att verifiera att inget ändras eller läggs till efter signering.

– Om du har ett pappersavtal som du skickar med vanlig post kan du vare sig vara säker på vem som verkligen öppnar kuvertet eller vem som verkligen skriver på. Dels kan det innebära att fel personer får tillgång till innehållet, dels kan det bli problem i efterhand när någon hävdar att de inte alls har skrivit på utan att signaturen är falsk.

Tidsbesparande

Digital signering är dessutom tidsbesparande eftersom man slipper skriva ut, scanna eller posta avtalen. Dessutom gör de digitala avtalen det möjligt att göra affärer med någon som inte är på samma fysiska plats.

– Det blir lättare att till exempel ordna ett anställningsavtal med en person som ska jobba på distans, eller att låta en kund som finns i en annan stad eller i ett annat land skriva på avtalet digitalt istället för att någon ska behöva resa fram och tillbaka.

Eftersom det dessutom är relativt lätt att komma igång med digital avtalshantering – Aarni Honkaniemi påpekar att det går på några minuter – bedömer han att fler företag snart kommer att börja använda sig av det.

– Vi ser att de företag som har börjat att testa i liten skala ganska snart går över till att använda det mer frekvent. Svenska företag är väl digitaliserade, lagstiftningen stödjer digitala signaturer och människorna i organisationerna är kulturellt mogna, så vi tror att marknaden kommer att växa.