Det är avgörande för alla företag att kunna hantera dokument effektivt, tillförlitligt och säkert. Du behöver inte längre förlita dig på posten tack vare Visma Sign.

Hösten är vanligtvis en hektisk period för de flesta företag. Det är årets sista kraftansträngning, pressen är hög för att uppnå resultat.

Resten av budgeten ska spenderas och dessutom är energinivåerna låga som en följd av höstmörkret.

Styrelsen, redovisnings- och löneavdelningen, HR och försäljningsavdelningen ska alla få tillbaka sina signerade dokument vid ett bestämt datum.

Att samla in dessa dokument kan vara stressande och tidskrävande för alla, både anställda och chefer.

Allt detta sker samtidigt som många av oss beställer julklappar online och skickar kort som ska levereras innan julhelgerna. Det är inte förvånande om saker försvinner i e-posten.

Digitala signaturer har många fördelar

Det krävs endast ett viktigt borttappat dokument för att sätta käppar i hjulet för även det mest välfungerande företaget.

Digitala signaturer är på så många sätt bättre än signaturer på utskrivet papper.

De är effektiva, praktiska och minskar kostnaderna oavsett om det handlar om administrativa dokument, resedokument eller tidsrelaterade dokument.

Personalen kan säga hejdå till utskrifter, skanning och arkivering av dokument i skrymmande arkivskåp. Med Visma Sign sparas alla dokument i ett digitalt arkiv.

Om ditt företag har ett starkt klimatfokus så bidrar även de digitala signaturerna till att minska företagets klimatavtryck.

Det uppstår inga koldioxidutsläpp som med sedvanliga postleveranser. Dessutom behövs inget papper.

Digitalt signerade dokument bekräftar även identiteten hos personen som signerar, vilket är användbart både avseende KYC och vid eventuella tvister.

Digitala signaturer anses vara ett obestridligt bevis för att den avsedda parten faktiskt har signerat dokumentet, och därför är de också giltiga i domstol.

Varje digital signatur skapar en verifieringskedja.

Säkert och enkelt

En digital signaturtjänst måste även vara tillförlitlig, säker och enkel.

Sedan Visma Sign lanserades för 11 år sedan har omkring 1,8 miljoner användare signerat med tjänsten. 35 000 organisationer använder Visma Sign i dag.

Insamlingen av signaturer är lika enkel som att skicka ut en inbjudan att signera ett dokument. Detta sker via e-post, sms eller båda.

89 procent av dokumenten som skickas via Visma Sign signeras inom 24 timmar.

I dessa tider av informationsöverbelastning är det lätt hänt för de mest stressade att glömma bort att signera ett dokument innan tidsfristen löper ut. Därför erbjuder Visma Sign en praktisk påminnelsefunktion.

Oavsett om du väljer att integrera Visma Sign som en del av dina företagstjänster eller inte, så är proceduren för att samla in signaturer densamma:

1. Ladda upp och skicka PDF-filen som ska signeras från din dator eller nätverksenhet.
2. Undertecknare kan signera med på dator eller mobil.
3. Visma Sign kontrollerar undertecknarens identitet ifall dokumentet signeras med BankID.
4. Visma Sign lägger till personens namn, UUID, tid- och datumstämpel samt UUID för BankID till signatursidan.
5. De som inte har nordiskt BankID kan använda sin pekplatta eller pekskärm för att skriva in sin signatur.
6. Varje person kan signera dokumentet snabbt och enkelt.
7. Alla parter får automatiskt en kopia av dokumentet.

Vill du höra mer om hur Visma Sign kan hjälpa ditt företag?

Kontakta oss


Michael Sandelson arbetar med Visma Signs försäljning, kommunikation och marknadsföring. Michael är speciellt intresserad av språk samt historier bakom människor.