Hantera kontrakt bättre och säkrare – undvik dessa 4 missar

I Visma Signs undersökning om användningen av digitala lösningar för avtalshantering (2023), kom det fram att över 60% av svenska företag än idag inte har ett tydligt ställe de sparar sina kontrakt i. Istället sparas kontrakten spritt på diverse, ofta osäkra, ställen som personlig mail-inkorg, dator och fysiska pärmar. Detta även om närmare 70% av samma företag menade att säkerhet var en av de viktigaste drivande faktorerna för inköp för dem.

I denna blogg presenterar vi fyra vanliga missar gällande kontrakt och hur ett bra system och digitala processer kan stödja i att hantera kontrakt bättre – för allas säkerhet.

Miss nr 1: Kontrakt sparas på flera ställen

Samtidigt som en organisation växer börjar utmaningar med kontraktshantering också uppstå. Tillväxt ökar lätt på antalet avtal och samtidigt ställen de sparas på, just eftersom det inte längre är en person som fixar alla kontrakt.

När ett företags medarbetare är spridda runt flera kontor eller på distans, blir det ännu svårare att leta rätt på avtal. Är det viktiga avtalet på kontoret i Göteborg eller i Stockholm? Eller kanske i Lund hos medarbetaren Johansson som arbetar hemifrån?

En enkel lösning för denna problematik är såklart ett digitalt arkiv där alla avtal sparas automatiskt.

Miss nr 2: Kontrakt försvinner med medarbetare

Kollegor byter jobb och nya anställda rekryteras ständigt. Detta kan snabbt leda till att ingen har en klar bild av var de avtal som Andersson, som bytt företag, ingått med leverantörerna finns. Samtidigt är Anderssons chef föräldraledig och ingen minns vad det var som Andersson nämnde om avtalen under sina sista arbetsdagar.

Ett annat typiskt problem dyker upp när man vill referera till ett avtal för att granska de avtalade villkoren. När ett tidsbegränsat avtal löper ut kan man plötsligt upptäcka att företagets mattor inte har underhållits på månader eller att vattenkylaren inte har fyllts på.

Med att signera och spara avtalen i Visma Sign, kan du lägga till påminnelser om när det är dags att förnya, uppdatera eller omförhandla ett avtal.

Miss nr 3: Viktig information saknas

Utöver avtalet, kan du även spara de viktiga dokument och bilagor som hör till dem i Visma Sign. Kontrakt är ofta förknippade med olika bilagor och information, som till exempel produktkataloger och prislistor för avtal. Även om bilagorna inte signeras, kan det ofta vara smart att behålla dem i samband med kontraktet.

Även konversationer kan ibland önskas bli inkluderade som bilagor till kontraktet, som till exempel mail-diskussioner som ägt rum mellan kunden och säljaren före en affärstransaktion. På detta sätt behöver inte omförhandlingar börja alltid från 0, utan man har tillgång till viktig historik.

Miss nr 4: Säkerhet är inte en prioritet

Med Visma Sign sköter du dina avtal helt digitalt från start till slut. Istället för att scanna papper och mejla fram och tillbaka – kan du sköta hela processen från säker signering till automatisk arkivering inom en och samma tjänst. Förutom att det är mer användarvänligt för alla parter, sker också hanteringen av data i enlighet med GDPR.

Samtidigt är avtalen alltid tillgängliga oavsett tid och plats på ett sådant sätt som tar hänsyn till persondataskydd och säkerhet.

I vissa fall finns det avtal som precis alla i företaget inte behöver ha tillgång till. Med Visma Sign kan du styra vem som får se vilka dokument genom att skapa olika användargrupper – som t.ex. HR, Sälj och Administration. Såklart går det även att skapa användargrupper som har tillgång till alla dokument i företagets Visma Sign arkiv.

Vill du ta ditt företags kontraktshantering till nästa nivå?

Med Visma Sign bygger du upp företagets avtalsprocesser på ett säkert sätt som är smidigt för dina medarbetare men också de som man ska ingå avtal med.