3 hållbara skäl till att börja e-signera

I bästa fall utgör hållbart och ansvarsfullt agerande en konkurrensfördel för företagen, men de börjar också bli något som förväntas i all högre grad av företag. I takt med att hållbarhet blev ett värde som styr konsumenternas köpbeslut började fler och fler B2C-företag att tänka på sin egen hållbarhet och vidta åtgärder för att utveckla den.

Hållbarhet förblir en stark trend år efter år. Vad som är hållbart förändras med tiden. Samtidigt utvidgas hållbarheten till att omfatta nya områden och olika tillvägagångssätt. Med andra ord handlar företagens och organisationernas hållbarhet i dag om en bredare helhet än bara hänsyn till miljön ur ett ekologiskt perspektiv. Socialt ansvar, mänskliga rättigheter, jämlikhet mellan människor och djurens rättigheter är alla frågor där man förväntar sig att företagen agerar på ett hållbart sätt.

Företagen förväntas anta hållbara strategier och metoder

Idag förutsätts hållbarhet också av B2B-företag. Hållbarhetsprogram, en grön värdegrund, konkreta åtgärder samt certifieringar och kvalitetsrevisioner är viktiga för viljan att samarbeta med ett företag.

Man kan eller vill inte bli en del av ett företags intressentgrupp om inte hållbarhet beaktas och utvecklas på ett konkret sätt i de företag som tillhör intressentgruppen. Till exempel ett företag som kommunicerar om sin hållbarhet kan hamna i en svår sits om det visar sig att företagets underleverantörer bryter mot företagets ansvarsprinciper.

Det blir också svårare att rekrytera nya anställda om kompetent arbetskraft inte söker de lediga tjänsterna för att företaget har ett dåligt rykte på grund av dåliga arbetsförhållanden eller företagets verksamhet i övrigt inte överensstämmer med potentiella anställdas personliga värderingar.

Hållbarhet är ett mycket brett ämne som omfattar såväl individens och samhällets som miljöns och naturens välbefinnande. Allt påverkar allt och är direkt eller indirekt sammankopplat.

Vi vill inte påstå att Visma Sign löser alla frågor om företagsansvar, men det kan vara ett sätt att utveckla dem och skapa mervärde för intressentgrupperna.

Tre perspektiv på hur e-signering stöder företag i att agera mer hållbart:

1. Pappersfritt sparar på miljön

Med Visma Sign signeras det upp till 20 000 gånger per dag. Ifall varje av dessa dokument och avtal blev utskrivna, skulle antalet pappersark vara enormt!

För att se antalet papper e-signering sparar helt konkret,kan vi se att ett genomsnittligt avtal består av fem A4 pappersark. Ifall varje undertecknare får sin egen kopia av avtalet, har digital signering i bästa fall sparat hundratals kilo papper per dag.

20 000 x 5 = 100 000 A4 pappersark
100 000 x 5 g (vikten av ett A4 ark) = 500 kg

Räknat med dessa siffror har Visma Sign i bästa fall sparat 100 000 ark, alltså 500 kilo papper per dag.

Läs också: Med dessa 5 steg går företag mot en hållbar företagsverksamhet

2. En hållbar arbetsgivare erbjuder en god organisatorisk arbetsmiljö

En hållbar arbetsgivare jobbar för en god organisatorisk arbetsmiljö, tar hand om personalens välbefinnande på arbetsplatsen och strävar efter att minska på psykosociala stressfaktorer.

Arbetsmiljöverket beskriver den organisatoriska arbetsmiljön som resultatet av hur arbetet ordnas, styrs, kommuniceras och hur beslut fattas. Brister i organisatoriska faktorer som otillräckliga resurser, dåliga förutsättningar för att sköta arbetet eller andra utdaterade verktyg kan orsaka ohälsosam arbetsbelastning. Därför är det viktigt att arbetsgivaren inom ramen för sitt arbetsmiljöarbete, håller koll på den organisatoriska arbetsmiljön och agerar förebyggande mot risker kopplade till arbetsbelastning.

Förenkling och effektivisering av även mindre arbetsuppgifter i vardagen kan bidra till att förbättra välmåendet på arbetsplatsen. E-avtal, e-signaturer och arkivering eliminerar tidskrävande manuella uppgifter och på så sätt minskar individens belastning.

Även en enda stressande och tidskrävande uppgift mindre förbättrar orken och ökar välmåendet på arbetsplatsen.

3. Säker hantering av personuppgifter är hållbart agerande

Den allmänna dataskyddsförordningen, GDPR, styr behandlingen av personuppgifter. Dataskyddsförordningen förpliktigar alla som behandlar personuppgifter att se till att uppgifterna skyddas.

Visma Sign lämpar sig för tillförlitlig behandling och administration av känsliga uppgifter. Uppgifterna kan granskas endast av behöriga. Därför litar många försäkringsbolag, banker, finansbolag, hälso- och sjukvårdsorganisationer och andra företag och samfund som kräver hög säkerhets- och dataskyddsnivå på Visma Signs digitala avtal, signering och arkivering.

Visma Signs signeringstjänst är säker. Tjänsten revideras årligen av Vismas interna informationssäkerhetsexpert.

Ett företag eller en organisation med stark datasäkerhet agerar på ett hållbart sätt.

Läs också: Säkerheten av digitala signaturer – det digitala fotspåret ljuger inte

Hållbarheten är viktig för en respekterad företagsbild

Kraven på hållbarhet och hållbar utveckling blir allt högre för varje år. Att börja använda Visma Sign är ett konkret och enkelt sätt för företag att utveckla sin hållbarhet.