Den globala pandemin har tvingat många arbetsplatser att anpassa sig till distansarbete.

Trots att läget har lugnat sig, och vi så småningom kan återvända till kontoret, är det allt fler arbetstagare som önskar ha möjlighet att distansarbeta även framöver.

I och med distansarbete var vi tvungna att lära oss nya arbetssätt.

Vardagliga saker som att sitta tillsammans i ett mötesrum, eller att skriva ut pappersavtal som skall signeras av kollegan i grannbordet blev ett minne blott. Pandemin tvingade fram ett nytt, digitalt arbetssätt.

Den fysiska arbetsvärlden är numera digital. Ett konkret exempel är digital signering, som möjliggjort digital dokumenthantering. Skrivare och scanners hör till tiden innan pandemin.

Då kontoret tidigare var en nödvändighet för att kunna utföra de vardagliga arbetsuppgifterna, kommer det fysiska kontoret i framtiden att ha en helt ny uppgift för företag.

Framtidens kontor

Pandemin lärde oss att digitala verktyg möjliggör en förändring i hur vi vistas på kontor.

Verktyg, möten och förvaring av information behöver inte längre begränsa sig till kontoret, utan istället har digitala arkiv och teams-möten blivit ett naturligt val för dagliga arbetsuppgifter – var man än befinner sig fysiskt.

Kontoret utvecklas därmed till en mötesplats för både interna och externa behov. Projektteam kan samlas för gemensam idékläckning medan chefer kan organisera teamworkshops.

Kontoret blir också ett visitkort där försäljare kan ordna kundmöten och organisera evenemang.

Anställda kommer därmed att anpassa en ny, hybrid arbetsstil där dagligt arbete både kan skötas på distans och på kontoret, medan kontoret blir ett utrymme för att samlas fysiskt.

Kontor behöver inte längre erbjuda ett arbetsbord till alla sina anställda, istället ligger fokus på gemensamma utrymmen, samarbete och innovation.

Framtidens arbetssätt

Deloitte och MIT har utfört en undersökning som visar att 85% av företag anser att det är viktigt för företagets framgång att använda sig av den senaste teknologin. Trots detta känner endast 30% av företag att de är digitalt mogna.

Att vara digitalt mogen må vara en subjektiv uppfattning, men handlar i det stora hela om i vilken grad företaget använder teknik och digitala arbetssätt för att underlätta anställdas och kunders vardag.

Digitala verktyg kommer att spela en viktig del i framtidens arbetssätt. Digitala verktyg kommer inte längre att vara komplicerade helheter. Istället finns digitala verktyg till för att stödja anställdas arbete.

Enligt Deloitte handlar det om att påskynda samarbetet mellan människor. Ge människor tillgång till information och tjänster som inte var tillgängliga utan digitalisering.

McKinsey (2021) hävdar, att ingen vet hur framtida arbetssätt ser ut. Troligtvis kommer företag att gå i olika riktningar, beroende på anställdas behov. Det viktigaste är att tillämpa en kultur där man testar sig fram.

Experimentera med olika arbetsmodeller och lyssna vad anställda, team och affärsenheter har för varierande behov.

Vad innebär digitalisering för ditt företag?

Frågan många företagsledare ställer sig idag är – hur utnyttjar vi det nya normala för att stödja anställdas och företagets potential till framgång?

Att utnyttja digitalisering innebär bearbetning av arbetssätt, beslutsfattning och företagsstrukturer. Detta kan kännas som en stor helhet att ta itu med.

Var man skall börja beror även på hur långt företaget redan kommit i anpassning av digitala arbetssätt. Första steget är därmed att se över vad som redan gjorts för digitala arbetsmetoder, samt vad som ännu kräver arbete.

Här följer några konkreta initiativ som stödjer de nya förväntningarna på arbetsmiljön:

  • Erbjud digitala verktyg som gör arbetsvardagen smidig, oberoende var arbetstagarna befinner sig.
  • Omdefiniera vad det fysiska kontoret finns till för.
  • Börja bearbeta en långsiktig vision, way of working i den nya digitala vardagen.
  • Håll dig uppdaterad om anställdas behov och tankar om arbetsplatsen för att få insikt i de akuta och långsiktiga behov som arbetet ställer.

Vill du ta första steget mot en digital arbetsvardag?

Ta i bruk Visma Signs digitala signeringstjänst för digital dokumenthantering.

Kontakta oss för att höra mer


Pia Alfthan arbetar med Visma Signs marknadsföring. Pia är passionerad av att se på saker från ett brett perspektiv, och sätter sig gärna in i analyser av stora fenomen i affärsvärlden.