5 risker du kan undvika genom att gå över till digital signering
En omfattande digitalisering i världen har lett till att digital signering snart är det nya normala. Den digitala signaturens explosionsartade popularitet grundar sig på dess användbarhet men också på dess överlägsenhet avseende säkerhet och logistik samt miljövänlighet.
Den traditionella signaturen medför onödiga risker som kan undvikas med digital signering.
1. Vem som helst kan enkelt förfalska din signatur
Kommer du ihåg då du blev underkänd på matematikprovet i fjärde klass och var tvungen att visa den för mamma och få mammas signatur på provet? För att undvika utskällning var det bättre att skriva under provet “på mammas vägnar”.
Om ett oskyldigt barn lyckas förfalska en signatur på papper, kan även en vuxen person enkelt göra det. Riskerna för förfalskning av traditionella pappersdokument är inte begränsad till signaturer.
Problem kan även uppstå när en part efter signeringen beslutar sig för att lägga till egna eller ovidkommande klausuler i avtalet.
I värsta fall kan det leda till en rättstvist som blir kostsam för alla.
En digital signatur med stark identifiering ökar både signaturens tillförlitlighet och dokumentens datasäkerhet.
För det första har du kontroll över hos vem dokumentet hamnar: En inbjudan eller ett digitalt dokument som skickas via e-post blir inte liggande på ett arbetsbord för allmän beskådan.
För det andra vet du alltid vem som faktiskt har signerat dokumentet tack vare den starka identifieringen. Du kan kontrollera undertecknarens identitet, dokumentets innehåll samt tidpunkter för signeringar.
Då avsändaren skickar en signeringsinbjudan låses dokumentet och kan inte ändras därefter.
2. Dina brev försvinner i posten
Alla har vi varit i en situation där ett dokument, brev eller paket som skickats per post eller bud fastnar på vägen.
Dessutom befinner vi oss i en omvälvande tid där coronapandemin lett till en dramatisk ökning av distansarbete. I sådana fall kan viktiga pappersdokument hamna på ett tomt kontor medan undertecknaren sitter på sitt hemmakontor.
Dokument som signeras digitalt garanterar att dokumentet kommer fram och till rätt person.
Med Visma Sign kan du skapa färdiga inbjudningsmallar som effektiviserar utskick av signeringsinbjudningar samt minimerar risken för fel. Du kan även skapa färdiga sändlistor för massutskick.
På så sätt minskar du det manuella arbetet och slipper limsmaken från kuverten.
3. Dina dokument blir begravda i pappershögen
Bokslut, mötesprotokoll, upphandlingskontrakt, hyreskontrakt, arbetsavtal, samarbetsavtal, försäljningsavtal, faktureringsavtal …
Vid signering av ett dokument är det alltid bra att bekanta sig med innehållet. Det är ofta lockande att skjuta fram arbetet till en “bättre tidpunkt”, och det är också början till det växande pappersberget.
Till skillnad från vanliga berg i naturen som uppstår under ett oräkneligt antal år, växer dessa berg fram på bara några dagar eller veckor. Ibland blir dokumenten kvar i berget för gott.
89 % av alla dokument som skickas med Visma Sign signeras inom ett dygn från att signeringsinbjudan skickats.
Om du märker att ett dokument inte har signerats av alla berörda parter, kan du skicka en påminnelse till undertecknaren. På så sätt säkerställer du att ditt viktiga avtal inte försvinner i en pappershög.
4. Från pappersberg till ett hav av pärmar
Efter några års dokumenthantering har du samlat på dig hyllkilometer av pärmar med signerade dokument.
Med Visma Sign behöver du inte leta igenom alla e-postmappar när du behöver ett dokument, eftersom tjänstens digitala arkiv möjliggör en effektiv dokumenthantering.
Du kan organisera dina dokument i mappar på valfritt sätt och tilldela preciserade användarbehörigheter för mapparna efter behov.
På så sätt kan du försäkra dig om att rätt personer har åtkomst till rätt dokument.
5. Du fastnar på 2020-talet
Under 2020-talet kommer den digitala signaturen att bli det nya normala. Redan idag har över 1,8 miljoner användare signerat dokument digitalt med Visma Sign.
Allt fler företag har insett att digital signering minskar risker. Den omfattande digitaliseringen i världen har lett till att digital signering snart är det nya normala.
Att ärende- och beslutsprocesser fortlöper kan inte längre vara beroende av pappersöverföringar.
Under 2020-talet signerar de kloka digitalt.
Visma levererar programvara som förenklar och digitaliserar företagets kärnprocesser. Med närvaro i hela Norden samt Benelux, Central- och Östeuropa och Latinamerika är vi ett av Europas ledande mjukvaruföretag.