Vad är digital signering?

Digital signering är ett digitalt sätt att signera dokument – precis som det låter. Det är ett säkert och effektivt sätt att ingå alla typer av avtal för företag och organisationer.

I den här artikeln går vi igenom vad digital signering är, i vilka situationer det används och hur digital signering fungerar i Visma Sign.

Digital signering – sammanfattat:

• Digital signering är ett juridiskt bindande och säkert sätt att signera dokument elektroniskt
• Undertecknarens identitet kan verifieras med stark identifiering, som BankID
• Dokumentets innehåll låses efter signering och alla händelser är spårbara
• Digital signering passar nästan alla avtal för företag, offentlig sektor och föreningar
• Det effektiviserar framför allt HR:s, säljavdelningens, ekonomiavdelningens och ledningens vardag
• Avtalsprocesserna snabbas upp, fel minskar och dokument arkiveras automatiskt
• Visma Sign erbjuder ett enkelt och säkert sätt att signera, följa och hantera avtal på ett och samma ställe

Digital signering är juridiskt bindande och säkert

Digital signering är ett säkert och enkelt sätt att ingå olika typer av avtal – till exempel anställningsavtal, hyresavtal eller köpehandlingar. Det är juridiskt giltigt på exakt samma sätt som ett avtal signerat på papper.

Grundprincipen är att undertecknaren identifieras via ett elektroniskt system och på så sätt godkänns att signera dokumentet. Av ett digitalt signerat dokument kan man i efterhand obestridligt visa vem som signerade, när signeringen skedde och vad som signerades. Dokumentet kan heller inte ändras efter att det signerats.

Det gör digital signering med en tjänst som Visma Sign utmärkt lämpat för till exempel kommersiella avtal, anställningsavtal, protokoll, fullmakter och juridiskt förpliktande dokument. Läs mer om lagstiftning och juridisk giltighet vid digital signering.

Hur verifieras undertecknarens identitet vid digital signering?

Vid digital signering identifierar sig undertecknaren i tjänsten och kan sedan granska dokumentet och signera det. Användarens identitet kan verifieras på två nivåer:

Enkel identifiering kräver bara en autentiseringsmetod, till exempel ett lösenord.

Stark identifiering kräver att användarens identitet verifieras, till exempel via BankID.

Som utgångspunkt bör man alltid använda den starkaste möjliga identifieringen vid digital signering, eftersom det är lättast att bevisa i efterhand. Stark identifiering rekommenderas i situationer där parterna inte känner varandra sedan tidigare, eller när dokumentets natur kräver det – till exempel vid ett större ekonomiskt åtagande. En bra tumregel: om du skulle kontrollera undertecknarens identitet vid ett fysiskt möte, välj stark identifiering.

Tänk på att inte alla digitala signeringstjänster använder stark identifiering – det är värt att beakta när du väljer tjänst. Läs mer om hur enkel och stark identifiering fungerar.

Vilka dokument kan signeras digitalt?

Digitalt kan du signera alla typer av avtal, eftersom digital signering är juridiskt lika giltig som en fysisk underskrift. Digital signering är till nytta för alla – oavsett om det handlar om ett företag, en förening eller en offentlig organisation.

Offentliga aktörer som kommuner och städer, samt föreningar och förbund, kan använda digital signering för att snabba upp till exempel beviljande av tillståndsansökningar, genomförande av upphandlingar och upprättande av samarbetsavtal.

Vilka funktioner i företaget drar nytta av digital signering?

Digital signering passar för företagsanvändning med både externa och interna intressenter, eftersom det eliminerar allt onödigt administrativt arbete kopplat till pappersbaserade dokument. Av digital signering drar nytta inte bara företaget, utan också dess anställda och kunder.

Inom företaget effektiviserar digital signering arbetet på flera avdelningar:

Företagsledning kan använda tjänsten för att till exempel signera samarbetsavtal eller protokoll från styrelsemöten och bolagsstämmor. Läs mer om digital signering för företagsledning.

Ekonomiavdelningen kan signera bokslut, fullmakter och olika typer av inköpsavtal.

Sälj och marknadsföring kan ingå partnerskaps-, försäljnings- och faktureringsavtal samt hantera e-handel.

HR kan signera anställningsavtal och arbetsintyg, distansarbets- och semesteravtal samt uppsägningar. Tack vare den höga volymen av dokument är HR ofta en av de första avdelningarna i ett företag som övergår till digital signering. Se hur HR-avdelningen arbetar med Visma Sign.

Alla företagets funktioner drar dock nytta av både digital signering och bättre dokumenthantering.

Hur används digital signering i företag?

Ingå och säga upp avtal är en av de första funktionerna det lönar sig att automatisera med digital signering. Genom att använda ett webbformulär kan du samla in signaturen och all nödvändig information från kunden direkt till ditt system. Samma avtal kan vid behov signeras av flera parter.

Förnya kundavtal och villkor är en tidskrävande process som ofta innebär en avsevärd mängd administrativt arbete. En digital signeringstjänst minimerar det administrativa arbetet eftersom avtal eller villkor skickas ut för signering till alla på en gång. Du ser dessutom signeringsstatusen i realtid och kan vid behov skicka påminnelser till berörda parter direkt via tjänsten. En komplex och lång process förvandlas med digital signering till några klick.

Arbetsrelaterade dokument och hanteringen av dem går enkelt att sköta med digital signering. Det är inte längre nödvändigt att medarbetaren fysiskt infinner sig för att signera ett avtal – med digital signering kan anställningsavtal ingås helt elektroniskt.

Hantering av kunddata: Det enklaste sättet att säkerställa korrekt datahantering är att integrera ett digitalt signeringsbart formulär på till exempel företagets webbplats. På så sätt kan man hantera exempelvis begäranden om registeruppgifter och ändringar av kunduppgifter. Risker kopplade till integritetsskydd och möjligheten till fel minskar avsevärt när ingen personlig information finns i pappersform.

Dokumentarkivering är en viktig del av digital signering. Dokument arkiveras automatiskt i anvisade mappar, vilket underlättar hanteringen även efter signeringen. Exempelvis företag som tillhandahåller bemanningspersonal drar stor nytta av den här funktionen, eftersom nya medarbetare rekryteras kontinuerligt och i snabb takt. På samma sätt kan man hantera till exempel ledningsdokument och olika typer av ansökningar, samt bevilja och begära befogenheter.

Varför ska man ta i bruk en digital signeringstjänst?

• Digital signering är snabbt, enkelt och kostnadseffektivt
• Att gå över till papperslösa processer förbättrar kundupplevelsen, tydliggör processerna och sparar framför allt pengar, tid och resurser
• Signeringsprocessen tar bara några minuter och dokumentationen sker automatiskt – i företag frigörs avsevärt med arbetstid
• Digital signering är särskilt användbart i situationer där signeringen orsakar en betydande fördröjning i processen eller kundupplevelsen försämras av att vänta på papper
• Digital signering är redan som utgångspunkt ett miljövänligt alternativ
• Antalet fel minskar avsevärt. När ett dokument förblir digitalt under hela sin livscykel minskar felen och du slipper leta efter borttappade dokument

Visma Sign gör digital signering smidigt och enkelt

Visma Sign är en av Nordens ledande lösningar för digital signering och avtalshantering. Tjänsten används av över 70 000 företag och organisationer och hanterar upp till 20 000 elektroniska signaturer dagligen.

Visma Sign ser till att avtal signeras smidigt och säkert utan att avtalsprocessen drar ut i onödan. I Visma Sign kan du enkelt följa i realtid var i processen varje enskilt avtal befinner sig – om en signatur saknas, sköts påminnelsen smidigt med ett enda klick.

Du kan använda Visma Sign utifrån dina mål och behov: genom att använda den färdiga webbtjänsten, skapa ett elektroniskt formulär för din webbplats eller integrera digital signering direkt som en del av en tjänst eller ett program.

Läs mer: Tänk på detta när du väljer en signeringstjänst

Madeleine Sandler jobbar som marketing specialist på Visma Sign. Hon är intresserad av strategier för hur företag kan jobba mer effektivt - utan att det går på bekostnad av säkerhet eller miljö.