Bättre översikt med Visma Sign

Lohilo Foods använder Visma Sign till signering av de flesta dokument som hanteras inom företaget. Efter att Lohilo Foods tagit i bruk digital signering har företaget sparat tid och effektiviserat sina avtalsprocesser.

Säkrare med avtal

Steget att gå över från papper till digital signering kom framförallt från ett behov att skapa säkra signeringsprocesser som följer GDPR. Även smidighet spelade en stor roll. Med digital signering har Lohilo kommit ifrån tidskrävande papperspost där man inte kan följa upp ifall avtalet kommit fram eller inte. Tidigare kunde det ta upp till två veckor för ett avtal att bli signerat på grund av att alla manuellt måste skicka iväg avtalen per post. “Det är ju en klar fördel för oss att både kunna se om mottagaren faktiskt tagit emot avtalet, men också kunna få den digitala signeringen. Det är guld värt verkligen.” berättar Annie Steen, personalansvarig på Lohilo Foods.

Det är förvånansvärt hur simpelt och enkelt programmet är. Men det är ju lite Vismas nisch också. Användarvänlighet för små och stora företag.

Mycket enkelt

Beslutet att välja Visma Sign kom från att Steen är bekant med Vismas produkter från förr. Med vetskap om att tjänsten är säker och stabil, var Visma Sign ett självklart val för Lohilo. “Nu när man tänker efter på det så är det väldigt olika hur många signeringar man använder per månad, en månad kanske man behöver 40 signaturer, medan man nästa kanske använder endast en signatur. Därför var priset och flexibiliteten väldigt attraherande för oss.” anmärker Steen.

Att ta i bruk Visma Sign var väldigt enkelt, det krävs inga förhandskunskaper. “Det var ju inte egentligen annat än att kolla igenom menyerna och se funktionerna. Vi testar- det funkar – nu kör vi.” summerar Steen. Som ett börsnoterat bolag var det viktigt för Lohilo att kunna definiera användarrättigheter på kontot, det vill säga vem som får tillgång till vilken information i Visma Sign. Det var väldigt lätt att styra åtkomsträttigheter och även justera dessa i efterhand vid behov. Det var även en stor fördel att äntligen ha möjlighet att följa med avtalsprocessen – att se vem som öppnat vad, och vilka avtal som ännu saknar signaturer.

I efterhand tänker man att varför höll vi på så himla länge med traditionell signering? 

Smidigare avtalsprocesser

Idag signeras avtal mycket smidigare och framförallt tryggare inom Lohilo. “Processen vi hade tidigare var ju bokstavligen skriv ut papper, skriv under det, lägga det i ett kuvert. Jag hade ju som system att lägga det i ett förfrankerat kuvert för att förhoppningsvis få avtalet i retur. Och sen posta det. Och då är det ju alltid en risk att lägga det på brevlådan.” förklarar Steen.

Idag kan man enkelt lägga upp ett dokument, ringa undertecknaren och be dem att signera och på så vis få allt avklarat på fem minuter. Signaturprocessen har förkortats avsevärt för alla anställda. Att ha möjlighet att jobba hemifrån istället för att hämta kuvert och frimärken från kontoret är dessutom ett stort plus.

Digital signering sparar tid

Tidsbesparingen är den överlägset största förbättringen som skett. Tack vare Visma Sign har Lohilo även en bättre översikt på vad man har skickat och när man har skickat ett dokument. Det ger även ett intryck till kunderna att man är avancerad och professionell, samt att säkerhet är en viktig del i avtalsprocessen. Även pappersförbrukningen och förbrukningen av övriga materiella ting som kuvert och frimärken har minskat avsevärt.

“Att få en digital inbjudan och signera med BankID ger en trovärdig stämpel på avtalsprocessen. Speciellt då nyanställda kommer in, att man får uppleva att man har kommit in på ett lite mer seriöst och modernt företag.” Avslutar Steen.

Madeleine Sandler jobbar som marketing specialist på Visma Sign. Hon är intresserad av strategier för hur företag kan jobba mer effektivt - utan att det går på bekostnad av säkerhet eller miljö.