Vad är en digital signatur?
En digital signatur är som namnet avslöjar ett digitalt sätt att signera dokument. Grundprincipen är att en person identifieras med hjälp av det digitala systemet och får behörighet att signera ett särskilt dokument.
Processen är enkel: dokumentet i PDF-format laddas upp i den färdiga webbläsaren och skickas för digital signering.
Visma Sign erbjuder två alternativ för identifiering vid signering av personer: stark identifiering (signering med BankID) och svag identifiering. Avsändaren kan välja att använda önskat signeringssätt för samtliga mottagare eller separata signeringssätt för varje mottagare. Båda metoderna är juridiskt lika bindande enligt EU-direktivet eIDAS.
Vid digitala signaturer bör man alltid som utgångspunkt använda det starkaste identifieringssättet, eftersom dess bindande verkan är lättare att bevisa i efterhand. Alla digitala signaturtjänster använder sig inte av stark identifiering vilket bör beaktas vid valet av signeringstjänst.
Stark identifiering
Vid stark identifiering används mottagarens personnummer för identifieringen, och personnumret jämförs med uppgifter i identifieringstjänsten. BankID är exempel på ett identifieringssystem.
Stark identifiering rekommenderas då mottagaren inte är känd sedan tidigare eller när dokumenten för signering kräver det – t.ex. vid omfattande finansiella överenskommelser. Om undertecknarens identitet skulle ha kontrollerats vid en sedvanlig fysisk signering, är stark identifiering rätt val. Stark identifiering fungerar med svenska, norska, finska och danska bankkoder.
Svag identifiering
Svag identifiering innebär att mottagaren av signeringsinbjudan signerar digitalt genom att rita sin signatur på en skärm. Svag identifiering fungerar i hela världen, eftersom den inte kräver nordiska bankkoder. Svag identifiering är ett bra alternativ för signering av dokument då det finns ett starkt förtroende mellan parterna, dvs. personerna känner varandra sedan tidigare. Det kan avse signering av företagsinterna dokument såsom protokoll eller externa dokument som involverar kända samarbetspartners.
Juridiskt bindande och säkert
En digital signatur är ett bindande och säkert › sätt att signera dokument tack vare ett EU-direktiv som har tilldelat den en juridiskt bindande ställning. Man kan med ett digitalt signerat dokument i efterhand påvisa vem som har signerat dokumentet samt när och vad som signerats. Dokumentet kan heller inte redigeras efter signering. Visma Sign fungerar därför utmärkt till att signera affärsavtal, arbetsavtal, protokoll, fullmakter och lagstadgade förpliktelser.
Signeringstjänsten Visma Sign är skapad i enlighet med eIDAS-förordningen › och har granskats av en extern dataskyddsspecialist. Visma Signs digitala signaturer är giltiga även då tjänsten tillfälligt eller permanent är förhindrad. Tjänsten samt dess stödprocesser uppfyller kraven i den europeiska dataskyddslagstiftningen, GDPR ›. Endast behöriga företrädare för användarorganisationer eller utvalda informationssystem med lösenord har åtkomst till de dokument som omfattas av tjänsten.
Specifika användarrättigheter kan tilldelas inom tjänsten. Åtkomst till dokumentmappar kan även tilldelas per användargrupp. På så sätt efterlevs kraven i GDPR avseende behandling av kunduppgifter. Visma Sign lämpar sig därmed även för hantering av känsliga uppgifter, eftersom tillgången till uppgifter kan begränsas till endast berörda personer. Tjänsten används idag av försäkringsbolag, banker, hälso- och sjukvårdsorganisationer samt andra företag och föreningar som har höga krav på datasäkerhet och dataskydd.
Dokumentarkiv
Visma Sign-tjänsten inkluderar ett dokumentarkiv där alla signerade dokument sparas automatiskt. Dokumenten lagras i arkivet så länge som du har tjänsten i bruk. Det är enkelt att spara dokument från arkivet på sin egen dator i PDF-format. Dokumenten kan även överföras till egna arkiv. Eftersom alla dokument sparas digitalt i systemet behöver företagen inte arkivera dokumenten i fysisk form på kontoret. Tjänsten kan även integreras med organisationernas egna dokumenthanteringssystem.
Arkivet kan organiseras i olika mappar till vilka utvalda användargrupper har åtkomst. På så sätt säkerställer man att inga obehöriga får tillgång till dokumenten. Arkivet fungerar även omvänt – med hjälp av mappstrukturen kan man försäkra sig om att t.ex. all HR-personal har tillgång till arbetsavtal, även om de inte har undertecknat dokumentet.
Signeringsinbjudan via mail och sms
Utgångspunkten är att signeringsinbjudan skickas via mail, men den kan även skickas via sms. Vid hanteringen av särskilt konfidentiella dokument kan dokumentet skickas via mail och det tillhörande lösenordet via sms. Man kan även skapa färdiga meddelandemallar och sändlistor i tjänsten. Till sändlistorna lägger man personer som återkommande undertecknar dokument som t.ex. vd:n och styrelseordföranden som ofta signerar mötesprotokoll.
Vem har användning för tjänsten?
Digital signering erbjuder lösningar för alla – privatpersoner, företag och städer. Visma Sign har även olika prispaket för olika behov så att kostnaderna för tjänsten står i proportion till användningen. Offentliga aktörer ›, som kommuner och städer. Sammanslutningar kan använda digital signering för att effektivisera beviljandet av tillståndsansökningar, inköp och upprättandet av samarbetsavtal. Företag kan dra nytta av digital signering och arkivering i all sin verksamhet och dessutom skapa mervärde för sina kunder.
Hela företagsverksamheten
Företag tjänar på att helt gå över till digital signering för att säkerställa att alla dokument lagras och finns tillgängliga för rätt personer. Digital signering är lämplig för både externa och interna intressentgrupper eftersom den minimerar onödigt administrativt dokumentarbete. Även företagens kunder gagnas av en implementering av digital signering. Med Visma Sign blir det enklare att köpa tjänster då alla affärsuppgörelser blir genomförda genom att eliminera problemen med att upprätta avtal.
Företagsledningen › har användning för tjänsten vid signering av samarbetsavtal eller protokoll från styrelsemöten och bolagsstämmor. Ekonomiavdelningen kan i sin tur signera bokslut, fullmakter och olika upphandlingskontrakt. Försäljnings- och marknadsföringsavdelningen kan med tjänsten ingå avtal om samarbeten, försäljning och fakturering samt sköta e-handel.
HR och rekryterare › kan använda tjänsten för att signera arbetsavtal, arbetsintyg, avtal om semestrar och uppsägningar. Personalavdelningar är ofta först med att gå över till digital signering just på grund av den stora mängden dokument som behöver signeras. All företagsverksamhet gynnas både av digital signering och en bättre dokumenthantering.
Vanligaste användningsområdena för digital signering
Att ingå och säga upp avtal är en av de första aktiviteterna som lönar sig att automatisera. Genom att använda webbformuläret kan man även inhämta alla nödvändiga uppgifter från kunden i samband med signeringen. Tjänsten gör det också möjligt att samla flera undertecknare på avtal.
Förnyelser av kundavtal och villkor är tidskrävande processer. Deras genomförande och uppföljning ofta kräver en hel del administrativt arbete. Signeringstjänsten minimerar det administrativa arbetet då avtalen och villkoren skickas samtidigt till alla undertecknande parter. Dessutom kan du genom tjänsten följa statusen för signeringen i realtid och skicka påminnelser vid behov. Med digital signering omvandlas den ofta komplicerade och långa processen till endast några klick.
Hantering av anställningskontrakt blir enkelt och smidig med digital signering. Arbetstagare behöver inte längre infinna sig fysiskt för att signera en anställningshandling. Med hjälp av digital signering kan anställningsavtal ingås på distans och arkiveras automatiskt. Dokumenten arkiveras i särskilt avsedda mappar, vilket underlättar dokumenthanteringen även efter signering. Särskilt bemanningsföretag kan ha stor nytta av den här funktionen eftersom rekrytering av nya arbetstagare sker kontinuerligt och ofta i snabb takt. Styrelsedokument, ansökningar samt fullmaktsdokument kan hanteras på samma sätt.
Företagets kunder
E-tjänster är enkla att använda och ökar kundnöjdheten. Med digital signering kan kunderna bland annat signera orderbekräftelser och hyreskontrakt eller säga upp gamla försäkringar vid byte till nya direkt genom företagets webbplats. När vi inte längre behöver fysiska möten och postförsändelser sparar vi både tid och möda.
Kunderna kan känna sig trygga med att deras uppgifter behandlas enligt GDPR vid digital signering. Det enklaste sättet att säkerställa korrekt informationsbehandling är att ansluta ett webbformulär med digital signering till företagets webbplats. Det underlättar arbetet vid till exempel granskningsförfrågningar om registeruppgifter och ändringar av kunduppgifter. Då personuppgifter inte finns i pappersform minimeras eventuella misstag och integritetsrelaterade risker.
Varför lönar det sig att använda tjänsten?
Vi vänder på det. Utan digital signering måste dokument skrivas ut, skrivas under, skannas in och skickas via e-post till motparten som går igenom samma procedur – skriva ut, skanna, skicka. Processen blir än långsammare om dokumentet förutom att skrivas ut och skrivas under även måste postas till mottagaren. Det kan i värsta fall ta flera veckor. Bläck och papper som används vid utskrifter orsakar dessutom onödiga utgifter. Efter alla dessa moment måste det signerade dokumentet även arkiveras. Varför skulle det inte löna sig att använda en digital signeringstjänst?
Snabb, enkel och förmånlig
Att frångå användningen av papper förbättrar kundupplevelsen och sparar framförallt pengar, tid och möda. Signeringen kan genomföras direkt oberoende av tid eller plats till exempel med mottagarens mobiltelefon. Det leder till att 89 % av alla signeringar sker inom ett dygn från att inbjudan skickats. Digital signering är särskilt behändigt då antalet dokument är stort eller när signeringen blir en mycket tidskrävande uppgift. När signeringsprocessen endast tar några minuter frigörs mycket tid för företagets anställda.
Pappersavtal kan medföra förseningar i signaturprocessen, vilket påverkar kundupplevelsen. Med digitala signaturer från exempelvis försäljare frigörs tid som de annars varje vecka skulle spendera på fysiska försäljningsmöten. Uthyrningsföretag får hyreskontrakten signerade direkt genom sina egna webbplatser. Försäkringsbolag kan på sina webbplatser erbjuda ett formulär som kunden kan använda till att säga upp sina gamla försäkringar i andra bolag.
Digital signering är ett miljövänligt alternativ
Digitala signaturer och arkiv är dessutom miljövänliga. Dokumentet behöver aldrig skrivas ut, postas eller arkiveras fysiskt. Digitalt signerade dokument gör skanning och separat arkivering överflödiga. På så sätt sparar man även utrymme på kontoret.
Papperslöst arbete minskar märkbart även antalet fel och misstag. När dokumentet förvaras digitalt under hela sin livstid minskar felen, dessutom behöver man inte längre leta efter borttappade dokument. Om Visma Sign integreras med företagets system behöver dokumentet aldrig lämna systemet.
Hur kan tjänsten användas?
Visma Sign kan användas på tre sätt: som färdig webbläsartjänst, som ett webbformulär på din webbplats eller genom att integrera digital signering i din tjänst eller programvara.
1. Enkel webbläsartjänst
Med webbläsartjänsten kan du börja använda digital signering direkt, och registreringen tar endast några minuter. Nu då du vet vad en digital signatur är, kan du registrera ett konto, ladda upp dokument som ska signeras, och samla in signaturerna på ett säkert sätt. Med webbläsartjänsten kan du både skicka och hantera dokument för signering i en och samma tjänst.
Du skapar ett konto genom att antingen prova tjänsten eller registrera dig direkt. Som första användare blir du automatiskt företagets huvudanvändare. Du kan också enkelt delegera rollen till någon annan person i företaget. Du kan tilldela alla användare särskilda användarbehörigheter efter deras respektive behov. Det enklaste sättet är att skapa olika användargrupper vars medlemmar har redigerings- och visningsrättigheter. Därefter kan du skapa olika mappar till olika avdelningar, t.ex. företagsledningen, personalavdelningen och försäljningsavdelningen. Det är enklast att göra denna uppdelning efter de grupper som behöver åtkomst till samma dokument.
2. Webbformulär för signering
Om man utöver signering även behöver inhämta ytterligare uppgifter, är det färdiga webbformuläret den bästa lösningen. I dessa fall fyller kunden själv (eller annan part) i formuläret och bekräftar därefter uppgifterna med en digital signatur. Formuläret lämpar sig särskilt bra när företag behöver verifiera mottagarens identitet till exempel vid hanteringen av kunduppgifter eller i samband med beställningar och ansökningar. Med webbformuläret kan du överföra uppgifterna från kunden direkt in i ditt eget system utan några mellanliggande moment som att tyda och skriva in uppgifterna i systemet.
Webbformuläret för signering är en del av Visma Sign-tjänsten och medför inga extra kostnader. Med hjälp av formulärverktyget skapar du enkelt och snabbt ett formulär för din webbplats eller webbutik. Formuläret kan även integreras direkt i ditt system eller din tjänst. Webbformuläret förenklar hanteringen av eventuella granskningar om registeruppgifter enligt GDPR-kraven samt hanteringen av kunduppgifter. Det digitalt signerade webbformuläret verifierar mottagarens identitet och uppgifterna i formuläret.
3. Integrerad del av tjänst eller programvara
Vill du ha en mångsidig lösning genom att integrera digital signering direkt i din programvara eller process? Vi kartlägger ditt företags behov och utför integrationen i enlighet med dessa. Att börja använda Visma Sign i ditt eget system är enkelt. Tjänsten är baserat på gränssnittet REST API ›, vilket innebär att alla funktioner som finns i Visma Sign-tjänsten även finns i gränssnittsbeskrivningen.
Tillsammans med vårt integrationsteam hjälper vi ditt företag att integrera och börja använda tjänsten. Du kan även på egen hand integrera Visma Sign i olika bakgrundssystem. Du får tillgång till Visma Signs API när du har registrerat dig för tjänsten, och dokumentationen, PHP-koder, node.js och C# för utvecklare hittar du på webben. Du får även långtgående stöd och hjälp från oss. Kontakta oss för mer information.
Intresserad i digital signering?
Prova digital signering gratis under Visma Signs provperiod. Du får 5 gratis signaturer och tillgång till alla Visma Signs funktioner. Signaturerna kan användas under en obegränsad tid och inga kredit- eller faktureringsuppgifter behövs.
Madeleine Sandler jobbar som marketing specialist på Visma Sign. Hon är intresserad av strategier för hur företag kan jobba mer effektivt - utan att det går på bekostnad av säkerhet eller miljö.
