Hur signera dokument digitalt (steg-för-steg)

Idag är det standard att signera dokument digitalt. Det är inte bara snabbare, utan även säkrare och mer miljövänligt. En digital signatur är ett modernt och juridiskt bindande sätt att ingå avtal.

För att skapa en digital signatur som är både spårbar och identifierar underskrivaren, är det nödvändigt att använda sig av en tjänst som Visma Sign. Efter registrering, eller redan under provperioden, kan du enkelt ladda upp det nödvändiga dokumentet, lägga till signatören och skicka iväg det.

Så fungerar det

1. Ladda upp och skicka: Dra in ditt dokument (PDF) i Visma Sign och skicka en inbjudan direkt via e-post eller SMS. Det tar bara några sekunder.

2. Signera säkert med BankID: Mottagaren öppnar länken och signerar genom BankID. För internationella kontakter finns även smidiga lösningar utan krav på nordiskt BankID.

3. Klart och arkiverat: När alla parter har signerat sparas dokumentet automatiskt i ditt säkra digitala arkiv. Du kan ladda ner det när du vill, men behöver aldrig oroa dig för att det försvinner.

Se hur det går till i Visma Sign

Är du nyfiken på hur det går till i praktiken? I vår korta demo guidar vi dig genom hela flödet – från det att du laddar upp avtalet till att den sista signaturen är på plats.

Varför signera digitalt?

Många tror att en handskriven signatur är säkrast, men faktum är att det är tvärtom. När du väljer att signera dokument digitalt skapas ett obrytbart digitalt spår, en så kallad Audit Trail.

• Spårbarhet: Varje signatur lämnar ett digitalt fingeravtryck med IP-adress och tidsstämpel.
• Integritet: Ett digitalt signerat dokument kan inte ändras i efterhand utan att signaturen blir ogiltig.
• Verifiering: Vem som helst kan kontrollera dokumentets äkthet via Visma Sign eller Adobe Reader med hjälp av en unik verifieringskod.

Digital signering gör det möjligt att signera dokument var som helst. Tack vare verifieringskedjan är digital signatur dessutom säkrare. Varje signatur skapar ett digitalt spår, och dessutom kan man inte göra förändringar i dokumenten efter signering.

Autentisering

Möjligheten att autentisera undertecknarens identitet är en nyckelfaktor i legitimiteten för digitala signaturer. I Visma Sign beror verifieringen på vald autentiseringsmetod.

Vid stark autentisering (även tvåfaktorsautentisering) autentiseras identiteten via en tredje part med BankID.

I det undertecknade dokumentet är namnen och tidsstämplarna för undertecknarna synliga i signaturen, samt vilket lands autentiseringsmetod som användes.

Två sätt att identifiera signeraren

Möjligheten att autentisera undertecknarens identitet är en nyckelfaktor i legitimiteten för digitala signaturer. I Visma Sign beror verifieringen på vald autentiseringsmetod.

1. Stark autentisering (Rekommenderas)

Stark autentisering använder en tredje part, till exempel BankID för att bekräfta identiteten. I ett signerat dokument är namnen, tidsstämplarna och informationen om vilket lands autentiseringsmetod som användes i signaturhändelsen synliga. Som standard rekommenderar vi att du alltid använder stark autentisering, speciellt då undertecknaren inte är bekant från tidigare eller då en signeringen bekräftar ett finansiellt åtagande.

2. Signering utan stark autentisering

I vissa fall, som vid interna godkännanden eller när undertecknaren befinner sig utanför Norden, kan en ritad signatur användas. Ritade signaturer kan verifieras i efterhand. I det signerade dokumentet syns undertecknarens digitala signatur, namnförtydligande, e-postadress och IP-adress.

Läs också: Blogg: Elektronisk identifiering – en snabbkurs i enkel och stark identifiering ›

Är digitalt signerade dokument juridiskt bindande?

Ja. Digital signatur är ett fullt juridiskt bindande och säkert sätt att signera dokument. Den digitala signaturens bindande kraft tillhandahålls av EU-lagstiftningen. Digitala signaturer är ännu säkrare och tillförlitligare än traditionella signaturer eftersom integriteten och originaliteten hos varje dokument kan bekräftas.

Börja signera digitalt redan idag

Kom enkelt igång med Visma Sign. Registrera dig till vår gratis provperiod och upplev fördelarna med digital signering! Provperioden ger dig 5 signeringar gratis, efter provperioden väljer du ifall du vill fortsätta använda tjänsten eller inte.

Madeleine Sandler jobbar som marketing specialist på Visma Sign. Hon är intresserad av strategier för hur företag kan jobba mer effektivt - utan att det går på bekostnad av säkerhet eller miljö.