Dokumenthantering digitaliserades med Visma Sign
Region Norr Ishockeyförbund började använda digital signering i samband med att Ishockeyförbundets 5 distrikt i norr sammanslogs till ett regionstyr. Region Norr Ishockeyförbund är en del av Svenska Ishockeyförbundet (SIF) som är en sammanslutning av svenska idrottsklubbar. Region Norr Ishockeyförbund består av ishockeyförbunden i Jämtland/ Härjedalen, Medelpad, Norrbotten, Västerbotten och Ångermanland.
Zakarias Granlund, regionchef på Region Norr Ishockeyförbund frågade sig själv “Hur kan vi göra detta på ett bättre sätt?”, då alla administrativa uppgifter centraliserades från de olika distrikten.
Styrelsen insåg snabbt att de inte kan hålla på med att skicka varandra papper via post som skall signeras och skannas in, för att skickas iväg igen per post. Därmed måste de hitta nya arbetssätt.
I och med övergången från distrikt till regionstyr behövde vi hitta nya vägar att jobba framåt och ta hand om det administrativa. Vi ville inte handskas med pappersdokument som kommer från hela norra sverige och därför ville vi digitalisera all dokumenthantering. Visma Signs egenskaper motsvarade våra behov perfekt.
Ett praktiskt verktyg för att få en övergripande bild av verksamheten
Regionförbundet kom igång med Visma Sign genom att prova sig fram. Efter att ha undertecknat årsmöteshandlingarna digitalt, bestämde Granlund att alla dokument skall skötas via Visma Sign.
Regionförbundet byggde upp en struktur i Visma Sign där alla distriktens dokument som t.ex. styrelsemötesprotokoll, årsmötesprotokoll etc. är samlade på ett och samma ställe. Ibruktagningen var smidig. “Vi insåg ganska snabbt att det här underlättar ju egentligen allt för oss. Sen har vi naturligtvis haft lite frågor på vägen, men vi har alltid fått väldgt bra hjälp av Visma”, berättar Granlund.
För oss är det ett jättebra verktyg för att få en bättre bild över verksamheten, att snabbt kunna komma åt dokument och även att vi snabbt kunde bygga upp en struktur för dokumentbehandling i Visma Sign. Överlag så är tjänsten jätte behändig.
Visma Sign syns överallt i verksamheten
Idag kan medlemmar av regionförbundet snabbt söka upp information som lagras i arkivet. “Att kunna samla alla dokument på ett ställe är otroligt smidigt. Att alla inblandade har tillgång till dokumenten tack vare användargrupper sparar tid.”, poängterar Granlund. Nu behöver man inte längre ringa upp personer som sitter med ett visst dokument.
Utöver digital signering och digital dokumenthantering använder flera regionens föreningar Visma Signs webbformulär. Med hjälp av formulärverktyget samlar regionförbundet information om ersättningar som enkelt hanteras i samarbete med ekonomiavdelningen.
“Tidigare kom alla ersättningsärenden via mail utan någon slags kategorisering. Allting har blivit så mycket lättare då vi har en helt annan struktur på processer.” sammanfattar Granlund.
Visma Sign är väldigt enkel att förstå fastän man inte är så datavan. Det är väldigt viktigt att alla känner sig bekväma att använda en ny tjänst då den tas i bruk. Och det har varit fallet med Visma Sign. Väldigt smidig och enkel för användarna och lätt att hantera för administratörerna.
Madeleine Sandler jobbar som marketing specialist på Visma Sign. Hon är intresserad av strategier för hur företag kan jobba mer effektivt - utan att det går på bekostnad av säkerhet eller miljö.
