Expertens fem bästa tips för dina avtal
Få företag har full koll på sina kontrakt, något som lätt resulterar i missförstånd, tröga processer och borttappade affärshemligheter. Aarni Honkaniemi (på bilden), product director på Visma Sign, ger sina fem bästa tips för att skapa en säker funktionell och effektiv avtalshantering.
1 Tänk på att göra signeringen så smidigt som möjligt
År 2023 vill få personer skriva ut, signera, skanna och posta ett avtal och allt färre har tillgång till att ens göra det. Traditionell signering med papper och penna är dessutom både tidskrävande men ökar också på tröskeln att ingå avtal.
Digital signering kan idag användas för att skriva under de flesta dokument. Genom att göra det möjligt för din kund att signera avtal digitalt påskyndar du inte bara slutförandet av affärer, utan du sparar värdefull tid för både kunden och dig själv.
2 Kontrollera att rätt personer skriver på
När ni skriver kontrakt, var noga med att säkerställa att rätt personer på mottagande sidan skriver på. Se till att verifiera identiteten med lösningar som BankID eller Freja eID på de som skriver under och att det signerade kontraktet inte kan ändras på något sätt. Visma Sign har verktyg för digital signering och arkivering som sköter alla de aspekterna i samma mjukvara.
Läs mer om: BankID-signering
3 Se över arkiveringen
När kontraktet är signerat, var ska det då sparas och arkiveras så att det både hanteras säkert men ändå finns tillgängligt när det behövs? Kontraktet får inte hamna på villovägar eftersom det dels kan innebära att känslig affärsdata sprids utanför företaget, dels att personuppgifter som skyddas av GDPR kan hamna i fel händer.
Samtidigt måste rätt personer internt kunna komma åt kontraktet när de behöver dubbelkolla vad ni faktiskt har tagit på er att leverera så att ni är säkra på att ni uppfyller er del av avtalet. Med Visma Sign hanterar du även arkivering och ser till att kontraktet inte tappas bort och att bara de som ska ha tillgång till det faktiskt kan komma åt det.
4 Håll koll på kontraktens deadlines
När ett kontrakt löper ut upphör affärsförhållandet. Tyvärr är det inte ovanligt att företag missar det och glömmer att förlänga kontrakt med en samarbetspartner, att börja förhandla kontrakt på nytt för sent är arbetsamt och leder i värsta fall till att man tappar en kund. Tvärtom händer också: eftersom man inte har koll på deadline glömmer man att säga upp kontrakt som man inte längre vill vara kvar i.
I Visma Sign kan man markera viktiga datum på företagets dokument, och på så vis försäkra sig om att man hålla koll.
5 Nöj er inte med muntliga avtal
I många små och medelstora företag gör man affärer med vänner, familj och bekanta, och då tycker man att det räcker med ett handslag för att bekräfta affären. Men även om det kan vara känsligt att ta upp frågan är ett skrivet kontrakt bra att ha även vid sådana tillfällen. Förutsättningar förändras och då är det bra att ha svart på vitt om vad ni faktiskt har kommit överens om.
Terhi Tella jobbar med marknadsföringen av Visma Sign. Hon inspireras av värdeskapande kommunikation och ämnar att se saker och ting från kundens perspektiv.
