Hur signerar man digitalt?
En digital signatur är ett modernt och juridiskt bindande sätt att digitalisera signering av avtal och dokument
För att skapa en elektronisk signatur som är både spårbar och identifierar underskrivaren, är det nödvändigt att använda sig av en tjänst som Visma Sign. Efter registrering, eller redan under provperioden, kan du enkelt ladda upp det nödvändiga dokumentet, lägga till signatören och skicka iväg det.
Tre steg är allt som krävs för att signera digitalt
- Skapa & skicka dokument
Att skicka en inbjudan att signera är enkelt. Med Visma Sign skickar du en inbjudan enkelt via e-post eller sms.
2. Elektronisk signering & autentisering
Undertecknarens identitet bekräftas med BankID. För undertecknare utanför Norden, finns även signering utan stark autentisering tillgänglig.
3. Arkivering
De signerade dokumenten sparas i Visma Signs arkiv, där all parter kan granska dokument som de har skrivit under.
Varför digitalisera signering?
Digital signering gör det möjligt att signera dokument var som helst – när som helst. Tack vare verifieringskedjan är digital signatur dessutom säkrare än sin uråldriga kusin – papper och penna. Varje signatur skapar ett digitalt spår, och dessutom kan man inte göra förändringar i dokumenten efter signering.
Hur känner man igen ett dokument som signerats digitalt?
Spårbarhet
Digital signatur är betydligt säkrare än en traditionell signatur eftersom den lämnar ett digitalt spår, en s.k. Audit trail. Granskningsspåret möjliggör obestridlig verifiering av dokumentets originalitet och integritet.
Från granskningsspåret kan avsändaren av inbjudan kontrollera dokumentets nyckelinformation; undertecknarnas IP-adresser och signaturens tidsstämplar.
I Visma Sign sammansätts signaturerna i dokumentet, dessutom stämplas varje sida med information om digitala spåret samt med detaljer om den unika identifieringen av dokumentet. Denna identifiering möjliggör verifiering av dokumentet efteråt.
Autentisering
Möjligheten att autentisera undertecknarens identitet är en nyckelfaktor i legitimiteten för digitala signaturer. I Visma Sign beror verifieringen på vald autentiseringsmetod.
Vid stark autentisering (även tvåfaktorsautentisering) autentiseras identiteten via en tredje part med BankID.
I det undertecknade dokumentet är namnen och tidsstämplarna för undertecknarna synliga i signaturen, samt vilket lands autentiseringsmetod som användes.
Verifiering
Ursprunget och integriteten i ett digitalt signerat dokument kan verifieras av vem som helst. Detta sker genom att kontrollera undertecknarna av dokumenten samt tid och plats för signering. Genom verifiering kan även bekräftas att dokumentet inte har ändrats efter signaturen.
Du kan använda Visma Sign eller Adobe Reader för att kontrollera ditt dokument med hjälp av verifieringskoden i dokumentet.
Två sätt att identifiera sig – vad är skillnaden?
I Visma Sign bestämmer skaparen av dokumentet ifall dokumentet signeras med eller utan stark autentisering.
Stark autentisering
Stark autentisering använder en tredje part, till exempel BankID för att bekräfta identiteten. I ett signerat dokument är namnen, tidsstämplarna och informationen om vilket lands autentiseringsmetod som användes i signaturhändelsen synliga. Som standard rekommenderar vi att du alltid använder stark autentisering, speciellt då undertecknaren inte är bekant från tidigare eller då en signeringen bekräftar ett finansiellt åtagande.
Signering utan stark autentisering
En del situationer, som interna processer inom en organisation, kräver inte stark autentisering. I en signatur utan stark autentisering ritar undertecknaren sin signatur digitalt i signaturfältet. Eftersom stark autentisering endast är möjlig med nordiska (exkl. Island) bankkoder, är en ritad signatur till nytta då undertecknaren kommer från ett land utanför Norden. Ritade signaturer kan verifieras i efterhand. I det signerade dokumentet syns undertecknarens digitala signatur, namnförtydligande, e-postadress och IP-adress.
Påverkar autentiseringsmetoden signaturens juridiskt bindande kraft?
Nej. Digital signatur är ett fullt juridiskt bindande och säkert sätt att signera dokument. Den digitala signaturens bindande kraft tillhandahålls av EU-direktiv. Varje dokument och signatur kan spåras genom granskningsspår.
Blogg: Elektronisk identifiering – en snabbkurs i enkel och stark identifiering ›
Är digitala signaturer juridiskt lika starka som traditionella signaturer?
Ja. Digital signatur är ett fullt juridiskt bindande och säkert sätt att signera dokument. Den digitala signaturens bindande kraft tillhandahålls av EU-lagstiftningen. Digitala signaturer är ännu säkrare och tillförlitligare än traditionella signaturer eftersom integriteten och originaliteten hos varje dokument kan bekräftas.
Börja använda dig av digitala signaturer redan idag!
Kom enkelt igång med Visma Sign. Registrera dig till vår gratis provperiod och upplev fördelarna med digital signering! Provperioden ger dig 5 signeringar gratis, efter provperioden väljer du ifall du vill fortsätta använda tjänsten eller inte.
Madeleine Sandler jobbar som marketing specialist på Visma Sign. Hon är intresserad av strategier för hur företag kan jobba mer effektivt - utan att det går på bekostnad av säkerhet eller miljö.
