Få avtalen i mål 80 % snabbare – Oulun Kärpät tog sin försäljning till toppfart
Oulun Kärpät är inte bara ett av Finlands mest välkända hockeylag och sportvarumärken, utan också en betydande organisation inom företagsförsäljning. När avtalshanteringen samlades i ett och samma flöde med integrationen mellan Severa och Visma Sign frigjordes timmar varje vecka för teamets produktiva arbete.
Ishockeybranschen handlar om mycket mer än vad som sker på isen och om souvenirer för fansen. Cirka 60 procent av Oulun Kärppäs omsättning kommer från företagsförsäljning. Försäljningschef Ilkka Mikkolas team ansvarar för hundratals partnerskap, vilket innebär ett konstant flöde av avtal.
Tidigare var avtalshanteringen helt manuellt arbete. Säljarna gjorde avtalen på sina egna datorer, skrev ut dem, skannade dem, skickade dem per e-post, väntade på underskrifter, skannade igen och skickade materialet vidare till fakturering.
I manuella processer finns alltid en risk för mänskliga misstag. Enligt Mikkola kunde även färdiga avtal bli liggande i väntan på att skannas, och därmed aldrig gå vidare till fakturering.
Den tidigare modellen fungerade, men den var arbetskrävande och känslig för fel.
När processen är manuell finns det alltid en risk att något avtal blir hängande”, beskriver Mikkola utgångsläget.
Lösningen hittades genom att kombinera två system som redan användes: affärssystemet Severa och e-signeringstjänsten Visma Sign.
Integrationens funktion motsvarade exakt Kärppäs önskemål. Enligt Mikkola skickade de redan tidigt en tydlig önskan till produktutvecklingen om att den elektroniska signeringen skulle kopplas direkt till avtalsskapandet. När integrationen blev verklighet togs den i bruk omedelbart.
Ett modernt sätt att hantera avtal
När Oulun Kärpät tog integrationen i bruk var målet att eliminera onödiga mellanled. Implementeringen krävde inget långt projekt och det var enkelt att lära sig använda funktionen.
Det här är ingen raketforskning, utan ett enkelt och fungerande sätt att hantera avtal. Systemet är mycket lätt att lära sig.
Nu säkerställer säljaren i Severa att uppgifter, priser och villkor i affärscaset är korrekta. Därefter skapar hen direkt i samma vy en signeringsförfrågan, till vilken det färdiga avtalsdokumentet i PDF-format bifogas. Kunden signerar elektroniskt och det färdiga dokumentet arkiveras automatiskt under rätt kund och projekt i Severa.
En föregångare inom e-signering – under rusningstider sparas timmar varje vecka
Enligt Mikkola var Oulun Kärpät tidigt ute med elektronisk signering, eftersom många företag fortfarande saknade e-signering för bara några år sedan. Kärpät ville inte vänta utan såg direkt behovet av att snabba upp sina processer.
Förändringen syns tydligt i säljarnas tidsanvändning. Signeringen sker nu för kunden med några få klick, och affären går i mål betydligt snabbare än under papperstiden.
”Signeringssteget tar nu en minut i stället för fem. När avtalens antal är stort handlar det om betydande tidsbesparingar”, räknar Mikkola.
Särskilt under försäljningssäsonger, såsom våren och hösten, multipliceras effekten.
”Under de mest intensiva perioderna sparar vi enkelt flera timmar i veckan bara tack vare att vi inte behöver logga in i olika tjänster eller flytta papper fram och tillbaka.”
Mer transparens för ledning och fakturering
För Mikkola som försäljningschef har integrationen gett efterlängtad transparens. Avtalen ligger inte längre gömda i säljarnas egna mappar, utan ledning, ekonomi och försäljning ser den aktuella situationen på ett och samma ställe.
När ett avtal signerats går informationen automatiskt vidare till fakturering, utan manuella överföringar.
”Det viktigaste i vår verksamhet är att produkten blir såld, att namnen kommer på papperet och att faktureringen börjar rulla. Nu sker allt detta i ett och samma flöde. Jag rekommenderar detta varmt till andra Severa-användare – det gör helt enkelt processen snabbare att få i mål”, summerar Mikkola.
Minna Hirvonen jobbar med content marketing. Minna värdesätter nyttiga och informativa texter. Därför har hon jobbat med content redan från år 2004, så att de som törstade efter information då kunde hitta svaren på webben.
