Hur signera en pdf eller ett word-dokument?
Har du fått ett PDF- eller Word-dokument skickat via e-post för att skriva under? Eller har du kanske skapat ett dokument själv och vill få dem undertecknade?
Om du tänker att utskrift, skanning och postning är den enda vägen kommer du bli nöjd med alternativet som vi presenterar nedan.
Istället för att posta iväg ett dokument för signering, kan du utnyttja dig av en modernare lösning på att få avtalet till punkt: digital signering. Digital signering är juridiskt lika giltig som en traditionell underskrift med penna. Faktum är att digital signering kan vara ännu säkrare eftersom undertecknarens identitet kan verifieras genom stark autentisering med BankID. Dessutom elimineras risken för att dokumentet försvinner i posten – och dessutom slipper du portokostnader.
Signering av PDF-dokument
PDF är ett populärt format för att slutföra avtal. I Visma Sign kan du enkelt ladda upp det PDF-dokument som ska undertecknas som sådant. Därefter gäller det bara att lägga till undertecknarnas e-postadresser och skicka dokumentet för signering. Du får en notifikation när alla signaturer har samlats in. Det färdiga avtalet lagras automatiskt i tjänsten. Således säkerställer du även att dokumentet inte kan ändras efter signering. PDF-dokument kan skyddas på olika sätt, men dessa metoder är inte helt vattentäta.
Om du väljer att skaffa signKontrollera också att dokumentets integritet är säkerställd och verifierbar: den skickade dokumentversionen, avsändaren, underskrifterna, tidpunkterna och det slutliga dokumentets verifierbarhet.
Signering av Word-dokument
Innehållet i Word-dokument kan oftast redigeras efter signering, vilket gör det särskilt riskabelt att skicka det vidare i oförändrat skick. Därför är det lämpligt att konvertera Word-dokument till PDF-format innan signeringsprocessen påbörjas, vilket gör det något svårare att redigera innehållet.
I Visma Sign-tjänsten kan du enkelt ladda upp ett Word-dokument genom att först konvertera det till PDF. Microsoft Word gör det också möjligt att skapa en signatur direkt i programmet, men detta skiljer sig från elektronisk signering eftersom en digital signatur även säkerställer underskrivarens identitet. Därför rekommenderas det att använda en tjänst som är skapad för digital signering av dokument.
Madeleine Sandler jobbar som marketing specialist på Visma Sign. Hon är intresserad av strategier för hur företag kan jobba mer effektivt - utan att det går på bekostnad av säkerhet eller miljö.
