Framtiden för avtalshantering – fem trender varje företag ska veta
Digital signering och avtalshantering är redan en del av vardagen för majoriteten av svenska företag.
I den här artikeln presenterar vi fem viktiga trender som just nu formar framtiden för avtalshantering och digital signering. Vi delar också tips på hur ditt företag kan hålla sig uppdaterade med utvecklingen!
1: Var datan lagras spelar roll
Global osäkerhet och den svajiga geopolitiska situationen oroar beslutsfattare i företag av alla typer. I en osäker och ständigt föränderlig värld spelar det roll var företagets viktigaste dokument lagras.
Om tjänsteleverantörens servrar är placerade i ett land där regleringen är slappare än inom EU, kan företaget och dess kunders dataskydd äventyras. Tillgång till information som finns på utländska servrar kan också begränsas eller bli svårare att återföra till Sverige om den geopolitiska situationen skärps.
Dokumenten som lagras i Visma Sign finns alltid fysiskt i Norden i datacentraler hos våra tjänsteleverantörer i Finland. Tillsammans med våra datacenterpartners säkerställer vi att informationen lagrad i Visma Sign är skyddad oavsett om det uppstår undantagstillstånd.
Tips! → Ta reda på var de digitalt signerade avtalen lagras och säkerställ att de hanteras säkert och i enlighet med lagstiftningen.
2: EU:s digitala plånbok
Den europeiska unionens eIDAS-förordning (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) lade grunden för digitala signaturer och tidsstämplar för över tio år sedan. År 2024 trädde en ny version, eIDAS 2.0, i kraft, vilket stärker den rättsliga statusen för digitala signaturer och enhetliggör standarderna i hela EU.
Förordningen kommer med införandet av en europeisk digital identitetsplånbok, “digital plånbok”, som kommer att implementeras inom hela EU senast 2026.
Den digitala plånboken är en app som gör det möjligt för individer att identifiera sig digitalt i tjänster, dela och hantera sina personliga uppgifter samt signera dokument digitalt. EU-länderna måste kunna erbjuda den digitala plånboken till sina medborgare senast i december 2026. Användningen av den digitala plånboken är helt frivillig, men EU-medborgare har rätt att använda den för identifiering i tjänster och för att göra digitala signaturer.
Visma Sign är engagerad i att uppfylla kraven i eIDAS-förordningen och utvecklar sina tjänster i enlighet med dessa.
Tips! → Se till att den signeringstjänst du använder håller sig uppdaterad och följer eIDAS 2.0-förordningen.
3: Integrationer och AI
Digital avtalshantering kan vara mycket mer än att bara sätta namn på papper i en digital miljö och lagra dokumenten. Som bäst är det en central del av en effektiv och högautomatiserad affärsverksamhet.
När ett digitalt signerat avtal automatiskt överförs till CRM- eller ekonomisystem, påskyndas processerna, antalet fel minskar och informationen är lätt tillgänglig från en plats. Integrationer är fortfarande en underutnyttjad möjlighet inom digitala signaturer: endast 40 % av de företag som använder digitala signaturer har kopplat avtalen till andra affärssystem, enligt Visma Signs nordiska framtidsrapport.
Även AI effektiviserar avtalshanteringen. Med AI kan man utforma dokument, skapa avtalsöversikter, automatisera processer eller till exempel säkerställa att gällande avtal är förenliga med regelverken.
Framtidsrapporten visar även att nordiska företag är intresserade av AI:s möjligheter: 75 % av de stora företagen utforskar för närvarande dess användning i avtalshantering.
Tips! → Maximera nyttan av digital signering genom att integrera avtalen med centrala affärssystem.
4: Datasäkerhet: förväntning och konkurrensfördel
Datasäkerhet är avgörande för företag i alla storlekar. Kunderna kräver ansvar av företagen: enligt Adobes Digital Trends-rapport förväntar sig 88 % av konsumenterna att företag hanterar deras personliga uppgifter på ett säkert sätt, men endast 49 % av företagen kan leva upp till denna förväntning.
Säkerhet är en central del av digital avtalshantering. En fjärdedel av de företag som svarade på Visma Signs framtidsrapport uppgav att säkerhetsrelaterade bekymmer bromsar digitaliseringen av deras avtalsprocesser.
Digital signering möjliggör stark autentisering och detaljerad spårbarhet. Alla dokument och data som laddas upp till Visma Sign är krypterade både under överföringar och lagring. Automatiska säkerhetskontroller och regelbundna revisioner säkrar att företagens och deras kunders data förblir skyddade.
Tips! → Möt kundernas krav genom att erbjuda ett säkert sätt att signera avtal och kräva stark autentisering där det behövs.
5: Bättre kundupplevelse
Konkurrensen om kunder och de bästa medarbetarna är tuffare än någonsin, och båda grupperna kräver mer effektiva processer och de bästa digitala verktygen från företagen. Enligt Adobes Digital Trends-rapport förväntar sig 77 % av kunderna sömlös och smidig hantering på tvärs av olika digitala kanaler.
E-signering skapar bättre kund- och medarbetarupplevelser med att skapa ett positivt intryck och ökar förtroendet. Det är särskilt viktigt för både kunder och anställda att avtal kan undertecknas även från mobilen.
Tips!→ Gör avtalssignering enkel och smidig. Se till att signering kan även ske på mobilen.
Terhi Tella jobbar med marknadsföringen av Visma Sign. Hon inspireras av värdeskapande kommunikation och ämnar att se saker och ting från kundens perspektiv.
