Nordisk undersökning 2024: Digital signering växer, men arkiveringsprocesser fortfarande en utmaning
En undersökning om digitaliseringen av företag i Sverige, Norge och Finland visade att även om digital signering snabbt blir allt vanligare, finns det fortfarande mycket att förbättra när det gäller hantering av dokument och digital arkivering. Trenden är dock positiv när det gäller företagens digitalisering.
Undersökningen utfördes år 2024 av analysbyrån nSight för Visma Sign.
Digital signering växande trend
Populariteten för digital signering har ökat i Norden under de senaste åren. Användningen har främst ökat i Sverige, där 47 % av de tillfrågade företagen uppgav att de idag använder digital signering, vilket är en tillväxt med 25% från året 2023.
I Norge använder till och med 62 % av företagen digital signering år 2024, jämfört med 55 % år 2023. I Finland har användningsnivån hållit sig konstant på 56 % under de senaste åren.
Utrymme för förbättring inom dokumenthanteringen
Efter att ett avtal har signerats, vart ska det då säkert arkiveras? Enligt undersökningen är detta inte tydligt i de flesta företagen. I alla de tre länder handlade de största utmaningarna med dokumenthantering till otydliga processer för förvaring.
I Sverige, Norge och Finland uppgav företagen att den vanligaste utmaningen var att dokument var spridda på flera olika platser, och att dokument var svåra att hitta eller att företaget inte hade en enhetlig metod för att lagra dokument.
Dokument hamnar fortfarande ofta i pärmar
Kanske något överraskande är den vanligaste metoden för dokumentförvaring i både Sverige och Finland fortfarande papperspärmar (Sverige 50 %, Finland 47 %). Trenden är dock positiv gentemot digitalisering: år 2023 var motsvarande siffror 52 % för Sverige och 63 % för Finland. Den näst vanligaste lagringsplatsen var datorns egen hårddisk.
I Norge är vanligaste lagringsplatsen för dokument istället molntjänster med 35 %, följt av digitala arkiv med 34 %. Därefter kommer datorns egen hårddisk som den tredje mest populära förvaringsmetoden.
I Sverige ansåg 37 % att dokumenthantering och arkivering antingen behövde förbättras tydligt eller att det bara var på en acceptabel nivå. I Norge delade 45 % och i Finland 41 % av de svarande samma uppfattning.
Respondenterna i undersökningen kunde välja flera alternativ som passade företaget. Generellt kan det sägas att nästan alla företag använde mer än en metod för att förvara eller arkivera dokument.
Lösningen: gemensamma riktlinjer och en tjänst för signering och arkivering
Nästan alla företag i undersökningen använde mer än en metod för att förvara eller arkivera dokument, vilket kan bidra till att företag upplever utspridda dokument som utmaning nummer ett.
Förutom minskad effektivitet, leder otydliga avtalsprocesser även till bristande datasäkerhet. Med att använda sig av en digital signeringstjänst, arkiveras avtalen automatiskt efter signering på ett och samma ställe.
Detta höjer avsevärt på säkerheten, då avtal inte lämnar bakom enskilda medarbetare eller dokument med klassificerad information lämnar kvar i mail-inkorgen.
nSight genomförde en undersökning om företagens digitalisering i Norden. Undersökningen besvarades av 306 företagsledare från Norge, 321 från Sverige och 306 från Finland. Undersökningen inkluderade företag av alla storlekar från olika branscher, och de som svarade var personer i beslutsfattande roller inom företagen.
Terhi Tella jobbar med marknadsföringen av Visma Sign. Hon inspireras av värdeskapande kommunikation och ämnar att se saker och ting från kundens perspektiv.
