Kalevala digitaliserade avtalsprocessen med hjälp av Visma Sign
Kalevala gick över till digital signatur när deras återförsäljningsavtal förnyades.
Kalevala är ett av de största företagen för smycken i norra Europa. Företaget designar, tillverkar och marknadsför högklassiga smycken i guld, silver och brons.
Behovet för digital signering blev uppenbart när det var dags att förnya företagets avtal med återförsäljarna.
”Vi har en stor återförsäljningskanal, och vi förnyade de årliga avtalen med återförsäljarna under våren. Antalet avtal var omkring 400. Vi sökte ett program eller en tjänst som skulle passa för våra ändamål och minska arbetsbördan i samband med avtalsförnyelserna”, berättar försäljningschefen Liisa Kettinen.
“Det gick smidigt och snabbt att börja använda Visma Sign. Vi fick en presentation av tjänsten online av en Visma Sign-expert. Vi har inte haft några problem med användningen av tjänsten. Jag tycker att tjänsten är lättanvänd och tydlig. Visma Sign hjälpte oss också med utredning av processen för massutskick.”
Avtalen sändes på en och samma gång
Förnyelsen av återförsäljningsavtalen genomfördes som ett massutskick via signeringstjänsten Visma Sign. Jämfört med avtal på papper sparade de digitala signaturerna tid och blev dessutom billigare. Dessutom visste man hos Kalevala Koru med säkerhet vilka som har mottagit avtalet. “Tjänsten sparade avsevärt mycket arbetstid. Tidigare fanns det så mycket fler rörliga delar och kostnader i bakgrunden, nu räckte det att bara trycka på en knapp. Innan skickade vi avtal per post, vilket tog förvånansvärt mycket av vår arbetstid. Att skicka avtal fram och tillbaka per post orsakade också kostnader.”, summerar Kettinen.
Med vissa återförsäljare gick man igenom pappersavtalet ansikte mot ansikte, varmed kostnader uppstod också av kilometerersättningar i samband med besöken och av arbetstid som gick åt till resorna. ”I jämförelse är digital signering absolut ett bättre alternativ”, tillägger Kettinen. ”Man får givetvis samma fördelar även om man inte gör massutskick utan upprättar till exempel anställningsavtal eller styrelsedokument. Dokument kan signeras i tjänsten Visma Sign i den ordning som man kommit överens om med de olika parterna. Det finns gott om möjligheter.”
En digital signatur är ett bättre alternativ även ur en ekologisk synvinkel.
Digital signatur i hela företaget
Kalevala Koru har för avsikt att utvidga användningen av Visma Sign i framtiden. Enligt Kettinen vill man helst arkivera alla avtal elektroniskt. ”Vi har olika mappar för försäljningen, HR, ledningen och ekonomin. En av tjänstens fördelar är att dokumenten sparas i mapparna och visas endast för behöriga personer. ”
Kettinen tycker att digital signatur ligger i tiden: teknologin fungerar bra och tillförlitligheten är hög. ”Digital signatur är ett bättre alternativ även ur en ekologisk synvinkel i och med att man inte behöver använda papper, och det uppstår inga kostnader för transport. Jag rekommenderar alla att använda digital signatur”, sammanfattar Kettinen.
Madeleine Sandler jobbar som marketing specialist på Visma Sign. Hon är intresserad av strategier för hur företag kan jobba mer effektivt - utan att det går på bekostnad av säkerhet eller miljö.
