Digitala avtal är säkrare än traditionella

I Visma Signs nyligen publicerade Nordiska framtidsrapport: Trender och digitalisering i hantering av avtal, framgår det att företag i Finland, Sverige och Norge snabbt digitaliserar sina avtalsprocesser:

75 % av undersökningens deltagare förväntar sig att nästan alla deras avtal och signeringar kommer att bli digitala inom de kommande 12 månaderna.

Men undersökningsdeltagarna är också bekymrade över hur säkerheten kan garanteras, särskilt när det gäller autentisering av signaturer och säker användarhantering. Drygt en fjärdedel av respondenterna uppger att säkerhetsrelaterade bekymmer bromsar hela digitaliseringen av avtalsprocessen. I denna artikel diskuterar vi hur vi på Visma Sign ser till att säkerheten för signering och avtalshantering är på topp.

Digital säkerhet byggs på två nivåer

Utvecklingen av säkra tjänster sker på två tidsmässiga nivåer; en som fokuserar på långsiktig utveckling och en som hanterar omedelbar säkerhet.

Daglig, kontinuerlig hotbedömning innebär att vi ständigt övervakar den operativa situationen, identifierar och analyserar aktuella säkerhetsrisker och vidtar olika åtgärder för att motverka dessa. Det viktiga är att hitta rätt balans; tjänsten måste vara användarvänlig samtidigt som säkerhetskraven uppfylls.

Den andra, lika viktiga nivån är strategisk planering och att förutse framtida hot. Praktiskt taget innebär detta att tolka svaga signaler och följa teknikutvecklingen. Kvantteknologi är exempelvis ett viktigt ämne som just nu bubblar under ytan. Nuvarande krypteringsmetoder kommer troligen att kunna knäckas med framtida teknik, så vi måste alltid ligga steget före, bemästra nya teknologier och dra nytta av dem för våra kunder.

Elektronisk signering är säkrare än penna och papper

Autentisering oroar också undersökningsdeltagarna. Elektronisk signering är dock ett säkrare alternativ än papper och penna.

I den digitala världen kan man exakt fastställa vem som signerat avtalet och vilken enhet eller identifierare som användes för signaturen. Även tidsstämpeln och platsen för signeringen är känd. Detta gör elektronisk signering starkare och mer tillförlitlig än en traditionell signatur.

Digital signering kan förstärkas med stark autentisering. Pålitlig och myndighetsgodkänd digital identifiering, såsom BankID, möjliggör stark verifiering av signaturen.

Samarbete ger säkerhet

Hur är det då med användarhantering? Hur ser vi till att rätt användare får enkel åtkomst till tjänsten men ändå begränsar synlighet för konfidentiella dokument?

På denna nivån skapas säkerheten genom samarbete mellan signeringstjänsten och dess användare.

Företag måste därmed identifiera vem som gör avtal och med vem. Vilka interna och externa intressenter är involverade i avtalsprocessen, och vilka personer behöver tillgång till avtalen. 

I digitala system kan man noggrant styra tillgångsrättigheter och säkerställa vem som kan se vilken information. Det är också viktigt för organisationer att förstå när teknisk säkerhet överlappar med mänsklig säkerhet, så att användare förstår sin roll i tjänstens säkerhet.

Digitalisering av avtal och signaturer – hur kommer man igång?

För mindre företag räcker det oftast att digital signering och arkivering genomförs i en pålitlig tjänst med säker användarhantering.

Större organisationer har ofta bredare behov och kan behöva integrera digital avtalshantering med andra processer (rekrytering, sälj, CRM…). I dessa fall bör det digitala avtalssystemet vara flexibelt och enkelt att integrera. Leverantören bör även ha kompetens i att till exempel utbilda användare.

Och säkerheten då? En säker leverantör kännetecknas inte bara av tjänstens kvalitet, utan också av dess kapacitet.

Fördelen med Visma Sign är att vi är en del av Visma-koncernen som består av ca 200 företag och erbjuder tjänster i hela Europa och även i Latinamerika. Vi delar kontinuerligt säkerhetsrelaterad information med varandra och säkerställer på så sätt säkerheten i våra tjänster.

Riku Tarkiainen är Director of Information Security and Data Privacy hos Visma Solutions. Riku, som brinner för datasäkerhet och teknologi, ser tillsammans med sitt team till att våra kunder, produkter och medarbetare är trygga.