Digital signering – vad, hur & varför?

I denna artikel behandlas hur digital signering sker, varför och när digital signering ska användas samt hur mycket det kostar att signera digitalt.

Digital signering är helt enkelt att på ett digitalt sätt underteckna ett dokument. En digital signatur har samma funktion som en handskriven underskrift, men det är en typ av identifiering som tillåter datautbyte i elektronisk form. En digital signatur blir ofta till genom att signeraren identifierar sig digitalt genom t.ex. BankID, vilket gör det också tryggare än signering i pappersformat.

Själva processen för en digital signering är simpel: man laddar upp ett avtal i pdf-format i e-signeringstjänsten (Visma Sign) och skickar iväg den för signering per SMS eller email. Signeringen sker sedan genom att identifiera sig genom BANKid eller genom att rita sin signatur. Busenkelt! Testa skicka iväg ditt första dokument kostnadsfritt här »

Digital signering av avtal – vad säger den svenska lagen?

Den digitala signaturen grundar sig i EU:s eIDAS-förordning och i nationell svensk lagstiftning som tillsammans ger den digitala signaturen en juridiskt bindande status. En digital signatur kan göras genom att använda sig av stark eller enkel identifiering.

• Stark identifiering avser signering med hjälp av att identifiera sig genom BankID.
• Svag identifiering är igen en digital underskrift, där signeringen utförs genom att rita sin namnteckning digitalt. Det krävs inget BankID för svag identifiering.

Båda metoderna är lika juridiskt bindande enligt eIDAS men stark identifiering rekommenderar oftast, då denna metod är lättare att bevisa i efterhand. Svag autentisering kan användas då parterna redan känner till varandra, när stark autentisering inte är möjlig eller ifall mottagaren befinner sig utanför de nordiska länderna (inte access för BankID).
Ta ett djupdyk i ämnet, läs: Digital signatur i lagstiftningen – överblick över olika nivåer av digitala signaturer »

Kan man alltid signera digitalt? När kan man inte signera digitalt?

Det mesta kan signeras digitalt – t.ex. så godtar Bolagsverket » kopior på digitalt signerade årsredovisningar eller stämmoprotokoll.

Då det finns strikta formkrav på en original version av dokument eller ifall dokumentet ska undertecknas med bläck, kan du troligtvis inte använda dig av digitala signaturer.

När är digital signering bättre än traditionell signering?

Varje signatur som utförs digitalt skapar ett digitalt spår vilket gör digital signering alltid till ett tryggare och säkrare sätt att ingå avtal. Det digitala spåret, en sk. audit log berättar vem som signerat dokumentet, tid av signering samt innehållet på det som signerats. Dessutom kan man inte göra några förändringar i dokumentet efter att signeringen skett. Med hjälp av digital signering kan avtal alltid obestridligen verifieras.

Dessutom är digital signering i jämförelse med traditionell också:

• Mer effektivt
  Digital signering möjliggör signering av dokument var som helst, när som helst. Vår data visar att 89% av alla dokument signeras inom 24h från att de skickats iväg digitalt! Dessutom sparar du tid då tjänsten ger ett ställe att arkivera alla dokument i.
• Mer miljövänligt
  Med Visma Sign kan dokument hanteras digitalt från signering till arkivering. Detta minimerar dokumentens miljöpåverkan då mappar, papper, kuvert och behovet att resa mellan ställen för att signera helt försvinner.
• Mer lönsamt
  Digital signatur sparar upp till 90% av den tid och de kostnader som går till att signera dokument. Kostnader för att skriva ut, skanna och pappersarkivering elimineras helt och hållet.

Vad kostar digital signering?

För mottagaren av ett kontrakt kostar en digital signatur ingenting.

För att kunna skicka iväg dokument och möjliggöra en trygg, digital signering behöver du ta i bruk en tjänst. Visma Signs pris grundar sig i antalet månatliga signaturer – med start från 100kr/månad för 72 signaturer/år för företag. Visma Sign har ingen startavgift och programmets användning kommer inte med några dolda kostnader.