När kan man och när kan man inte signera digitalt?

Digital signering är helt enkelt att på ett digitalt sätt underteckna ett dokument. En digital signatur har samma funktion som en handskriven underskrift, men det är en typ av identifiering som tillåter datautbyte i elektronisk form. En digital signatur blir ofta till genom att signeraren identifierar sig digitalt genom t.ex. BankID, vilket gör det också tryggare än signering i pappersformat. Men vad allt kan man signera digitalt 2024?

När kan man signera digitalt?

Den digitala signaturen grundar sig i EU:s eIDAS-förordning och i nationell svensk lagstiftning som tillsammans ger den digitala signaturen en juridiskt bindande status. En digital signatur kan göras genom att använda sig av stark eller enkel identifiering.

• Stark identifiering avser signering med hjälp av att identifiera sig genom BankID.
• Svag identifiering är igen en digital underskrift, där signeringen utförs genom att rita sin namnteckning digitalt. Det krävs inget BankID för svag identifiering.

Båda metoderna är lika juridiskt bindande enligt eIDAS men stark identifiering.

Det mesta kan signeras digitalt – t.ex. så godtar Bolagsverket » kopior på digitalt signerade årsredovisningar eller stämmoprotokoll.

Dokumenter som kan signeras elektroniskt med BankID eller liknande autentisering:

Årsredovisningar

Samarbetsavtal

NDA (sekretessavtal)

Anställningsdokument

Hyresavtal

Protokoll och mötesdokument

Fullmakter

När kan man inte signera digitalt?

Då det finns strikta formkrav på en original version av dokument eller ifall dokumentet ska undertecknas med bläck, kan du troligtvis inte använda dig av digitala signaturer.

Dokument som inte kan signeras digitalt:

Anmälningar och fastställelseintyg till Bolagsverket

Dokument om överlåtelse eller försäljning av en fast egendom

Personrättsliga dokument så som testamente, äktenskapsförord och framtidsfullmakter

När är digital signering bättre än traditionell signering?

Varje signatur som utförs digitalt skapar ett digitalt spår vilket gör digital signering alltid till ett tryggare och säkrare sätt att ingå avtal. Det digitala spåret, en sk. audit log berättar vem som signerat dokumentet, tid av signering samt innehållet på det som signerats. Dessutom kan man inte göra några förändringar i dokumentet efter att signeringen skett. Med hjälp av digital signering kan avtal alltid obestridligen verifieras.

Dessutom är digital signering i jämförelse med traditionell också:

• Mer effektivt
  Digital signering möjliggör signering av dokument var som helst, när som helst. Vår data visar att 89% av alla dokument signeras inom 24h från att de skickats iväg digitalt! Dessutom sparar du tid då tjänsten ger ett ställe att arkivera alla dokument i.
• Mer miljövänligt
  Med Visma Sign kan dokument hanteras digitalt från signering till arkivering. Detta minimerar dokumentens miljöpåverkan då mappar, papper, kuvert och behovet att resa mellan ställen för att signera helt försvinner.
• Mer lönsamt
  Digital signatur sparar upp till 90% av den tid och de kostnader som går till att signera dokument. Kostnader för att skriva ut, skanna och pappersarkivering elimineras helt och hållet.

Visma Sign är ett smidigt och säkert program för att skicka, signera och arkivera företagets viktigaste dokument.

Testa nu! Vi ger dig 5 gratis signeringar.

Madeleine Sandler jobbar som marketing specialist på Visma Sign. Hon är intresserad av strategier för hur företag kan jobba mer effektivt - utan att det går på bekostnad av säkerhet eller miljö.