En bra kundresa börjar med digital avtalshantering
Digatala avtal och administration är viktiga när det kommer till bra kundupplevelse och arbetsgivarvarumärke. “Se till att erbjuda snabbhet och smidighet”, påminner Aarni Honkaniemi, som ansvarar för Visma Signs affärsverksamhet och produktstrategi och som känner väl till behoven hos svenska små och medelstora företag.
”Enligt vår trendundersökning driver fokus på kundupplevelsen digitaliseringen av avtalshantering i företag” berättar Honkaniemi.
Kunderna förväntar snabbhet och smidighet
Dagens kunder förväntar sig att processerna är effektiva och bekymmersfria. Enligt Adobes Digital Trends-rapport förväntar sig 77 % av kunderna en sömlös och smidig interaktion via digitala kanaler.
”Processerna måste bli ännu snabbare. Tidigare räckte det med en vecka eller till och med en månad, nu är förväntningen att allt ska hända på en dag. Även distansarbete har förändrat förväntningarna mycket,” säger Honkaniemi.
Sömlöshet är därför en viktig konkurrensfördel för företag. Möjligheten att fylla i ett formulär online eller att smidigt e-signera ett avtal ger kunder en smidig upplevelse med företaget.
Förväntningen på snabbhet och smidighet gäller inte bara företagets faktiska produkter och tjänster, utan även allt som rör kundrelationer, såsom att granska och underteckna avtal och skicka in förfrågningar.
Kunderna förväntar sig att de kan granska avtal på distans. Det kräver digital avtalshantering. Företagskunder vill också ha transparens och smidig integration av avtal i sina egna system.
Stärk arbetsgivarvarumärket med effektiva processer
Om jobbannonsen skryter om att arbetsgemenskapen är dynamisk och att de bästa digitala verktygen används, kan inte undertecknandet av arbetsavtalet kräva utskrift och skanning av papper eller en resa till kontoret.
”E-signaturer och digital avtalshantering visar att organisationen är modern och effektiv. Det visar att arbetstagarens tid värderas och att företaget vill investera i en bra medarbetarupplevelse,” påpekar Honkaniemi.
Enligt Honkaniemi ökar digital signering förtroendet mellan arbetstagaren och arbetsgivaren. Den nya medarbetaren får i lugn och ro granska avtalet före undertecknandet. Samtidigt kan företaget säkerställa genom stark autentisering att avtalet har setts och undertecknats av rätt person.
Att underteckna ett anställningsavtal digitalt kan också påskynda rekryteringsprocessen betydligt. När informationen kan integreras direkt i företagets HR-system kan den nya specialisten snabbare bli en del av företagets processer.
Digital avtalshantering är en viktig del av vardagens smidighet även inom försäljning.
En snabbare säljcykel förbättrar säljteamets upplevelse. Digital avtalshantering möjliggör effektivare deals – och att provisioner betalas ut snabbare.
Underlätta vardagen genom att möjliggöra signering på mobilen
Enligt den Nordiska undersökningen, är det särskilt viktigt för kund- och medarbetarupplevelsen att avtal kan signeras även med mobilen.
Alla åldrar av användare, både privata och företagskunder, föredrar signering med mobilen. Signering med telefonen underlättar särskilt för dem som arbetar rörligt eller med fysiskt arbete, eftersom de inte alltid har tillgång till en dator.
Honkaniemi lyfter fram byggbranschen som exempel, där många olika avtal, offerter och protokoll ofta undertecknas direkt på arbetsplatsen.
Underskrivaren har inte alltid en dator till hands. Möjligheten att signera mobilt säkerställer att avtal inte lämnas hängande.
Effektivisera avtalshanteringen med integrationer
Pionjärer integrerar avtal direkt med företagets CRM och andra viktiga affärssystem. Enligt Honkaniemi gynnar digitala signaturer båda avtalsparter, eftersom integrationer gör det möjligt för båda att spara avtal i sina egna system.
I framtiden kommer även AI att ytterligare effektivisera avtalshanteringen. AI skulle exempelvis kunna erbjuda mer information om kunder och företag, sammanställa avtalsrapporter och informera när avtalstiden närmar sig sitt slut.
”En AI-assistent skulle också kunna hjälpa användare att signera avtal och besvara frågor. På så sätt skulle processen snabbas upp ännu mer, och kunder skulle kunna underteckna avtalet helt självständigt.”
Så lyckas du med valet av en tjänst för digital avtalshantering
1: Förstå dina behov
Sök en tjänst som matchar just ditt företags avtalsbehov. Behöver du mångsidiga extrafunktioner eller räcker det med att skapa och skicka digitala avtal för signering?
2: Anpassa tjänsten till företagets processer
Välj en tjänst som passar hela organisationens arbetsflöde. Hanterar exempelvis HR och sälj avtal på olika sätt?
3: Glöm inte säkerheten
Se till att tjänsten hanterar data säkert och lagenligt. Är tjänsten kompatibel med eIDAS 2.0-förordningen och den tillhörande digitala plånboken för EU-medborgare?
Madeleine Sandler jobbar som marketing specialist på Visma Sign. Hon är intresserad av strategier för hur företag kan jobba mer effektivt - utan att det går på bekostnad av säkerhet eller miljö.
