Bli en modern HR-superhjälte i en hybrid värld

Summary:

Som HR-ansvarig känner du säkert igen utmaningen i att få rekryteringar och avtal att rulla på när teamet och hela organisationen sitter utspridda på flera platser.

Med digital signering slipper du pappershögar, långsam postgång och onödiga resor och får i stället en snabb, säker och smidig process som fungerar var du än befinner dig.

I artikeln får du se hur moderna HR-avdelningar använder digital signering för att:

• Hantera anställningsavtal och rekryteringsprocesser helt digitalt.
• Koppla ihop signeringsflödet med sina HR-system och spara värdefull tid.
• Förbättra säkerheten, spårbarheten och transparensen i varje steg av HR-arbetet.

Företag som Lohilo Foods och Visma Solutions delar sina erfarenheter av hur digital signering frigör tid från administration till det som betyder mest – människorna.

—

I en tid av distans- och hybridarbete behöver HR inte längre fastna i pappershögar, vänta på postgång eller lägga tid på onödiga resor. Anställningsavtal och rekryteringsprocesser kan istället hanteras smidigt och säkert, oavsett tid och plats. Med digital signering och avtalshantering blir hela processen enklare och smidigare – för både HR och medarbetare.

Distansarbete har förändrat HR – för alltid

De nya arbetsmodellerna med hybrid- och distansarbete har förändrat hur organisationer rekryterar och hanterar sina HR-processer.

Tidigare behövde avtal skickas med post för underskrift, eller så fick den anställde resa till kontoret för att skriva under ett papper. Det hände också att HR-medarbetare fick resa mellan kontor för att säkerställa att dokumenten kom fram i tid. Allt detta tog både tid och energi.

Med digital signering blir hanteringen av anställningsavtal både snabbare och mer flexibel.

Signera enkelt – var du än är

För livsmedelsproducenten Lohilo Foods är den tidskrävande pappershanteringen av anställningsavtal, med begränsade möjligheter att följa upp om avtalen kommit fram eller inte, ett minne blott

När digital signering inte längre är platsbunden och processen blivit mer transparent har också vardagen blivit enklare.

Det är ju en klar fördel för oss att kunna se om mottagaren faktiskt tagit emot avtalet men också att kunna få den digitala signeringen. Det är verkligen guld värt.

— Annie Steen, personalansvarig på Lohilo Foods

En modern HR-funktion hanterar avtal med några få klick

I distans- och hybridarbetets tid är HR:s superkraft att kunna arbeta oberoende av plats.
Avtalen rör sig säkert digitalt, medarbetarna kan signera var de än befinner sig och HR kan fokusera på det som i slutändan är viktigast – människorna.

Även HR-teamet på Visma Solutions använder Visma Sign. Här har digital signering fått en central roll i företagets HR-processer – tack vare smidiga integrationer, centraliserad uppföljning och enkel dokumenthantering.

Smidigt med integration till HR-systemet

Med en integration mellan HR-systemet och Visma Sign är det både enklare och snabbare att skapa och hantera avtal. När uppgifter överförs mellan systemen per automatik, frigörs tid från administration till det som verkligen betyder något – att stötta medarbetare och hitta nya talanger.

Våra anställningsavtal sparas direkt i HR-systemet, så det är otroligt smidigt att Visma Sign är integrerat. Idag kan vi skicka avtal för signering direkt från systemet och följa hela processen på ett ställe.

 — Senior Talent Partner, Visma Solutions

Tidsbesparingar med uppföljning och påminnelser

Centraliserad uppföljning och automatiska påminnelser gör HR-arbetet enklare och driver processerna framåt utan onödiga mejl eller samtal.

Jag följer avtalens signeringsstatus via vyn för öppna inbjudningar i Visma Sign. Aktiva avtal syns direkt och påminnelser kan skickas med ett klick.

 — People Operations Specialist, Visma Solutions

Struktur och transparens med mappar och sökfunktion

Mappstrukturen och den smidiga sökfunktionen i Visma Sign gör det enkelt att snabbt hitta även äldre dokument, en stor fördel när HR behöver korrekt och komplett dokumentation i personalärenden.

Det är väldigt praktiskt att kunna hantera avtal i mappar i Visma Sign, vi sparar till exempel provisionsavtal i en egen mapp. Med sökfunktionen kan jag enkelt hitta en enskild persons avtal även från flera år tillbaka. Det sparar mycket tid och arbete.

 — People Data Specialist, Visma Solutions

Vill du också bli en HR-superhjälte?

Börja med att testa Visma Sign – och upplev hur digital signering gör HR-vardagen enklare, säkrare och mer flexibel.

Minna Hirvonen jobbar med content marketing. Minna värdesätter nyttiga och informativa texter. Därför har hon jobbat med content redan från år 2004, så att de som törstade efter information då kunde hitta svaren på webben.