Snabbguide till digital signering

Digital signering är ett modernt och juridiskt bindande sätt att digitalisera signering av avtal och dokument. Visma Sign är ett pålitligt verktyg för att skicka, signera och arkivera företagets viktigaste dokument.

Tre steg är allt som krävs
Varför digitalisera signering?
Hur känner man igen ett dokument som signerats säkert?
Användningsområden

Söker du efter användarinstruktioner?
Till supportportalen

Tre steg är allt som krävs

Skapa & skicka dokument

Att skicka en inbjudan att signera är enkelt. Med Visma Sign skickar du en inbjudan enkelt via e-post eller sms.

Autentisering

Undertecknarens identitet bekräftas med BankID. För undertecknare utanför Norden, finns även signering utan stark autentisering tillgänglig.

Signering

Signeringen sker effektivt och enkelt. De signerade dokumenten sparas i Visma Signs arkiv, där all parter kan granska dokument som de har skrivit under.

Varför digitalisera signering?

Digital signering gör det möjligt att signera dokument var som helst – när som helst. Tack vare verifieringskedjan är digital signatur dessutom säkrare än sin uråldriga kusin – papper och penna. Varje signatur skapar ett digitalt spår, och dessutom kan man inte göra förändringar i dokumenten efter signering.

Effektivt

89% av dokumenten signeras inom 24h från att inbjudan att signera har skickats. Digital signering möjliggör signering av dokument var som helst, när som helst.

Säkert

Digital signering är ett säkert sätt att signera dokument. De som signerat dokumentet, tid av signering samt innehållet på det som signerats kan alltid obestridligen verifieras.

Läs mer: Säkerhet av digital signering

Kostnadseffektivt

Digital signatur sparar 90% av den tid och de kostnader som går till att signera dokument. Kostnader för att skriva ut, skanna och pappersarkivering elimineras helt och hållet.

Miljövänligt

Med Visma Sign kan dokument hanteras digitalt under hela dess livscykel. Detta minimerar dokumentens miljöpåverkan samt mängden kontorsutrymme som vanligtvis upptas av arkiveringsmappar.

IF

“Uppsägningar av försäkringar sköts nuförtiden digitalt hos oss. Handläggningstiden på 2 veckor förkortades till en dag. Våra kostnader sjönk till 1/20 av pappersprocessen och antalet fel minskade.”

Kalevala Jewelry undertecknar sina dokument digitalt.

Kalevala Jewelry gick över till digital signering då alla återförsäljningsavtal förnyades.

Qred använder Visma Sign för att säkerställa en bra och effektiv kundupplevelse med låneerbjudanden.

“Detta är definitivt den enda vägen framåt för ett fintechbolag som vi.”

Lohilo logga

Lohilo Foods har Visma Sign i flitig användning.

“Det är ju en klar fördel för oss att både kunna se om mottagaren faktiskt tagit emot avtalet, men också kunna få den digitala signeringen. Det är guld värt verkligen.”

Hur känner man igen ett dokument som har skapats med säker signering?

Spårbarhet
Autentisering
Verifiering

Spårbarhet

Digital signatur är betydligt säkrare än en traditionell signatur eftersom den lämnar ett digitalt spår, en s.k. Audit trail. Granskningsspåret möjliggör obestridlig verifiering av dokumentets originalitet och integritet.

Från granskningsspåret kan avsändaren av inbjudan kontrollera dokumentets nyckelinformation; undertecknarnas IP-adresser och signaturens tidsstämplar.

I Visma Sign sammansätts signaturerna i dokumentet, dessutom stämplas varje sida med information om digitala spåret samt med detaljer om den unika identifieringen av dokumentet. Denna identifiering möjliggör verifiering av dokumentet efteråt.

Audit trail -leima
Audit-trail stämpel

Autentisering

Möjligheten att autentisera undertecknarens identitet är en nyckelfaktor i legitimiteten för digitala signaturer. I Visma Sign beror verifieringen på vald autentiseringsmetod.

Vid stark autentisering (även tvåfaktorsautentisering) autentiseras identiteten via en tredje part med BankID.

I det undertecknade dokumentet är namnen och tidsstämplarna för undertecknarna synliga i signaturen, samt vilket lands autentiseringsmetod som användes.

Vahvalla tunnistautumisella todennettu sähköinen allekirjoitus
Signatur skapad med stark autentisering

Verifiering

Ursprunget och integriteten i ett digitalt signerat dokument kan verifieras av vem som helst. Detta sker genom att kontrollera undertecknarna av dokumenten samt tid och plats för signering. Genom verifiering kan även bekräftas att dokumentet inte har ändrats efter signaturen.

Du kan använda Visma Sign eller Adobe Reader för att kontrollera ditt dokument med hjälp av verifieringskoden i dokumentet.

Två sätt att identifiera sig – vad är skillnaden?

I Visma Sign bestämmer skaparen av dokumentet ifall dokumentet signeras med eller utan stark autentisering.
Klicka på avsnitten nedan för att veta mer!

  • Stark autentisering
    Stark autentisering använder en tredje part, till exempel BankID för att bekräfta identiteten. I ett signerat dokument är namnen, tidsstämplarna och informationen om vilket lands autentiseringsmetod som användes i signaturhändelsen synliga. Som standard rekommenderar vi att du alltid använder stark autentisering, speciellt då undertecknaren inte är bekant från tidigare eller då en signeringen bekräftar ett finansiellt åtagande. Vahvalla tunnistautumisella todennettu sähköinen allekirjoitus
    Signatur skapad med stark autentisering
  • Påverkar autentiseringsmetoden signaturens juridiskt bindande kraft?
    Nej. Digital signatur är ett fullt juridiskt bindande och säkert sätt att signera dokument. Den digitala signaturens bindande kraft tillhandahålls av EU-direktiv. Varje dokument och signatur kan spåras genom granskningsspår.
    Blogg: Elektronisk identifiering – en snabbkurs i enkel och stark identifiering
  • Signering utan stark autentisering
    En del situationer, som interna processer inom en organisation, kräver inte stark autentisering. I en signatur utan stark autentisering ritar undertecknaren sin signatur digitalt i signaturfältet. Eftersom stark autentisering endast är möjlig med nordiska (exkl. Island) bankkoder, är en ritad signatur till nytta då undertecknaren kommer från ett land utanför Norden. Ritade signaturer kan verifieras i efterhand. I det signerade dokumentet syns undertecknarens digitala signatur, namnförtydligande, e-postadress och IP-adress.
    Signatur utan stark autentisering
    Signatur utan stark autentisering
    Blogg: Elektronisk identifiering – en snabbkurs i enkel och stark identifiering
  • Är digitala signaturer juridiskt lika starka som traditionella signaturer?
    Ja. Digital signatur är ett fullt juridiskt bindande och säkert sätt att signera dokument. Den digitala signaturens bindande kraft tillhandahålls av EU-lagstiftningen. Digitala signaturer är ännu säkrare och tillförlitligare än traditionella signaturer eftersom integriteten och originaliteten hos varje dokument kan bekräftas.

Vem gynnas av Visma Sign?

Ekonomi

● Finansieringsöversikter
● Anskaffningsavtal
● Fullmakter

Försäljning och marknadsföring

● Partnerskapsavtal
● Orderbekräftelser
● Faktureringsavtal
● Tecknande och uppsägning av avtal
● Webb-försäljning

Bolagsstyrning

● Bokslut
● Styrelsemöten
● Fullmakter
● Samarbetsavtal
● Inköp

HR

● Arbetsavtal
● Arbetsintyg
● Uppsägningsanmälningar
● Semesteravtal

Dina kunder

Digitala tjänster effektiviserar och förbättrar kundupplevelsen. Att överge behovet av att besöka ett kontor eller skicka dokument per post sparar tid och pengar.

Skicka dokument för digital signering
Skapa webbförmulär
Integrera till din tjänst
Arkivera dina dokument

Undertecknarens identitet bekräftas med Bankid

Skapa, skicka och administrera dina dokument, allt i en tjänst.

Signaturen skapas med nästan vilken som helst smart produkt – 89% av dokument signeras inom 24 timmar från att inbjudan har skickats. Registrering till Visma Sign går enkelt och snabbt – du kan börja samla in signeringar på 5 minuter!

webbformulär kan användas exempelvis för att hämta in kunduppgifter

Skapa webbformulär

Visste du att du kan skapa webbformulär med ett inbyggt verktyg i Visma Sign? Formuläret kan bäddas in på företagets webbplats eller onlinebutik. På så sätt kan din kund fylla i all information du behöver och bekräfta beställningen med en digital signatur. Samtidigt bekräftas kundens identitet då formuläret skickas in.

Webbformulär som undertecknas digitalt är en del av Visma Sign-tjänsten som standard utan extra kostnader.

Integrera digital signatur till din tjänst!

Förbättra användarupplevelsen för din tjänst eller applikation genom att aktivera digitala signaturer. Det är enkelt att integrera Visma Sign i olika program. Under integrationsprocessen får du stöd av våra integrationsexperter som ser till att allt går smidigt. Det finns även över 30 färdiga programintegrationer för Visma Sign.

Vi berättar gärna mer om integrering av Visma Sign. Lämna en kontaktbegäran så kontaktar våra experter dig!

alla undertecknade dokument sparas i visma signs arkiv

Arkivera dina viktigaste dokument

Alla dokument som undertecknats med Visma Sign sparas i ett digitalt arkiv. Visma Sign-arkivet är ett nyttigt verktyg för dokumenthantering. Då alla signaturer samlas in digitalt, sparas även alla dokument digitalt.

Alla dokument arkiveras i på förhand bestämda mappar, vilket gör det enkelt att hantera dem efter att dokumenten signerats. Användare av företagskonto kan anges olika åtkomsträttigheter, vilket ger dem tillgång till olika mappar. På så vis kan du se till att användarna av ett konto har tillgång endast till de mappar de behöver.

Börja använda digital signatur redan idag!

Kom enkelt igång med Visma Sign. Registrera dig till vår gratis provperiod och upplev fördelarna med digital signering! Provperioden ger dig 5 signeringar gratis, efter provperioden väljer du ifall du vill fortsätta använda tjänsten eller inte.