Snabbguide till Digital Signatur

Digital signering är ett modernt och juridiskt bindande sätt att digitalisera signering av avtal och dokument. Visma Sign är ett pålitligt verktyg för att skicka, signera och arkivera företagets viktigaste dokument.

Tre steg är allt som krävs
Varför digitalisera signering?
Hur känner man igen ett dokument som signerats säkert?
Användningsområden

Tre steg är allt som krävs

Skapa & skicka dokument

Att skicka en inbjudan att signera är enkelt. Med Visma Sign skickar du en inbjudan per e-post eller sms.

Autentisering

Signerarens identitet bekräftas med BankID. För signerare utanför Norden, finns även svag signering tillgänglig.

Signering

Signeringen sker effektivt och enkelt. De signerade dokumenten sparas i Visma Signs arkiv, där all parter kan granska dokument som de har skrivit under.

Varför digitalisera signering?

Digital signatur gör det möjligt att signera dokument var som helst – när som helst. Tack vare verifieringskedjan är digital signatur dessutom säkrare än sin uråldriga kusin – papper och penna. Varje signatur skapar ett digitalt spår, och dessutom kan inte dokumenten spåras efter signering.

Effektivt

89% av dokumenten signeras inom 24h från att inbjudan att signera har skickats. Digital signering möjliggör signering av dokument var som helst, när som helst.

Säkert

Digital signering är ett säkert sätt att signera dokument. De som signerat dokumentet, tid av signering samt innehållet på det som signerats kan alltid obestridligen verifieras.

Kostnadseffektivt

Digital signatur sparar 90% av den tid och de kostnader som går till att signera dokument. Kostnader för att skriva ut, scanna och pappersarkivering elimineras helt och hållet.

Miljövänligt

Med Visma Sign kan dokument hanteras digitalt under hela dess livscykel. Detta minimerar dokumentens miljöpåverkan samt mängden kontorsutrymme som vanligtvis upptas av arkiveringsmappar.

Hur känner man igen ett dokument som signerats säkert?

Spårbarhet
Autentisering
Verifiering

Digital signatur är betydligt säkrare än en traditionell signatur eftersom den lämnar ett digitalt spår, en s.k. Audit trail. Granskningsspåret möjliggör obestridlig verifiering av dokumentets originalitet och integritet.

Från granskningsspåret kan avsändaren av inbjudan kontrollera dokumentets nyckelinformation; undertecknarnas IP-adresser och signaturens tidsstämplar.

I Visma Sign sammansätts signaturerna i dokumentet, dessutom stämplas varje sida med information om digitala spåret samt med detaljer om den unika identifieringen av dokumentet. Denna identifiering möjliggör verifiering av dokumentet efteråt.

Audit trail-stämpel

Möjligheten att autentisera undertecknarens identitet är en nyckelfaktor i legitimiteten för digitala signaturer. I Visma Sign beror verifieringen på vald autentiseringsmetod.
Vid stark autentisering (även tvåfaktorsautentisering) autentiseras identiteten via en tredje part med BankID.
I det undertecknade dokumentet är namnen och tidsstämplarna för undertecknarna synliga i signaturen, samt vilket lands autentiseringsmetod som användes.

Signatur skapad med stark autentisering

Ursprunget och integriteten i ett digitalt signerat dokument kan verifieras av vem som helst. Detta sker genom att kontrollera undertecknarna av dokumenten samt tid och plats för signering. Genom verifiering kan även bekräftas att dokumentet inte har ändrats efter signaturen.
Du kan använda Visma Sign eller Adobe Reader för att kontrollera ditt dokument med hjälp av verifieringskoden i dokumentet.

Två sätt att identifiera sig – vad är skillnaden?

I Visma Sign bestämmer skaparen av dokumentet ifall dokumentet signeras med stark eller svag autentisering. Generellt rekommenderar vi användning stark autentisering. Dock är det inte alltid möjligt. I dessa fall erbjuder vi också en svag autentisering.
Klicka på avsnitten nedan för att veta mer!

  • Stark autentisering

    Stark autentisering använder en tredje part, till exempel BankID för att bekräfta identiteten. I ett signerat dokument är namnen, tidsstämplarna och informationen om vilket lands autentiseringsmetod som användes i signaturhändelsen synliga. Som standard rekommenderar vi att du alltid använder stark autentisering, speciellt då undertecknaren inte är bekant från tidigare eller då en signeringen bekräftar ett finansiellt åtagande.

    Signatur skapad med stark autentisering

  • Påverkar autentiseringsmetoden signaturens juridiskt bindande kraft?

    Nej. Digital signatur är ett fullt juridiskt bindande och säkert sätt att signera dokument. Den digitala signaturens bindande kraft tillhandahålls av EU-direktiv. Varje dokument och signatur kan spåras genom granskningsspår.

  • Svag autentisering

    En del situationer, som interna processer inom en organisation, kräver inte stark autentisering. I en svag signering ritar underskrivaren sin signatur digitalt i signaturfältet. Eftersom stark autentisering endast är möjlig med nordiska (exkl. Island) bankkoder, är svag signatur till nytta då undertecknaren kommer från ett land utanför Norden.
    Svaga signeringar kan verifieras i efterhand. I det signerade dokumentet syns undertecknarens digitala signatur, namnförtydligande, e-postadress och IP-adress.

    Signatur skapad med svag autentisering

  • Är digitala signaturer juridiskt lika starka som traditionella signaturer?

    Ja. Digital signatur är ett fullt juridiskt bindande och säkert sätt att signera dokument. Den digitala signaturens bindande kraft tillhandahålls av EU-lagstiftningen. Digitala signaturer är ännu säkrare och tillförlitligare än traditionella signaturer eftersom integriteten och originaliteten hos varje dokument kan bekräftas.

Vem gynnas av Visma Sign?

  • Finansavdelning

    ● Finansieringsöversikter
    ● Anskaffningsavtal
    ● Fullmakter

  • Försäljning och marknadsföring

    ● Partnerskapsavtal
    ● Orderbekräftelser
    ● Faktureringsavtal
    ● Tecknande och uppsägning av avtal
    ● Webb-försäljning

  • Administration

    ● Bokslut
    ● Styrelsemöten
    ● Fullmakter
    ● Samarbetsavtal
    ● Inköp

  • HR

    ● Arbetsavtal
    ● Arbetsintyg
    ● Uppsägningsanmälningar
    ● Semesteravtal

  • Dina kunder

    Digitala tjänster effektiviserar och förbättrar kundupplevelsen. Att överge behovet av att besöka ett kontor eller skicka dokument per post sparar tid och pengar.

Användningsområden

Skicka dokument för digital signering
Skapa webbformulär
Integrera till din tjänst!
Arkivera dina dokument

Skapa, skicka och administrera dina dokument, allt i en tjänst.

Signaturen skapas med nästan vilken som helst smart produkt – 89% av dokument signeras inom 24 timmar från att inbjudan har skickats. Registrering till Visma Sign går enkelt och snabbt – du kan börja samla in signeringar på 5 minuter!

Skapa webbformulär

Visste du att du kan skapa signerbara webbformulär med ett inbyggt webblankettverktyg i Visma Sign? Formuläret kan bäddas in på företagets webbplats eller onlinebutik. På så sätt kan din kund fylla i all information du behöver och bekräfta beställningen med en digital signatur. På detta sätt bekräftas kundens identitet då formuläret skickas in.

Signerbara webbformulär är en del av Visma Sign-tjänsten som standard utan extra kostnader.

Integrera digital signatur till din tjänst!

Förbättra användarupplevelsen för din tjänst eller applikation genom att aktivera digitala signaturer. Det är enkelt att integrera Visma Sign i olika program. Under integrationsprocessen får du stöd av våra integrationsexperter som ser till att allt går smidigt. Det finns även över 30 färdiga programintegrationer för Visma Sign.

Vi berättar gärna mer om integrering av Visma Sign. Lämna en kontaktförfrågan så kontaktar våra experter dig!

Arkivera dina viktigaste dokument

Alla dokument som undertecknats med Visma Sign sparas i ett digitalt arkiv. Visma Sign-arkivet är ett nyttigt verktyg för dokumenthantering. Då alla signaturer samlas in digitalt, sparas även alla dokument digitalt.

Alla dokument arkiveras i på förhand bestämda mappar, vilket gör det enkelt att hantera dem efter att dokumenten signerats. Användare av företagskonto kan anges olika åtkomsträttigheter, vilket ger dem tillgång till olika mappar. På så vis kan du se till att användarna av ett konto har tillgång endast till de mappar de behöver.

Börja använda digital signatur nu

Det är inte svårt att använda Visma Sign.
Registrera dig och upplev fördelarna med digital signatur i ett nafs.