10 vanliga frågor om digital signering
Digital signering är ett modernt och snabbt sätt att signera avtal, ansökningar, formulär och andra dokument. I artikeln besvarar vi några av de vanligaste frågorna om digitala signaturer och hur du använder Visma Sign för digital signering.
1. Är digital signering säkert och juridiskt bindande?
Ja. Den digitala signaturen grundar sig på eIDAS-förordningen (en EU-förordning om elektronisk identifiering och digitala transaktioner) och nationell lagstiftning som tillsammans ger den digitala signaturen en juridiskt bindande status.
Digitala signaturer är säkrare och mer tillförlitliga än underskrifter på papper eftersom det digitalt signerade dokumentets integritet och ursprung alltid kan verifieras i efterhand. I ett digitalt signerat dokument går det att direkt se vem som har signerat, var och när. Det signerade dokumentet kan heller inte obemärkt redigeras i efterhand.
2. Är digital signering godkänd av svenska myndigheter och banker?
Ja. Svenska myndigheter, banker och de flesta affärspartner accepterar digital signering enligt eIDAS.
3. Kan jag använda digital signering även med internationella parter?
Ja. Digital signering enligt eIDAS-förordningen gäller inom hela EU och accepteras i de flesta europeiska länder. För parter utanför EU kan det variera, men digital signering blir allt mer etablerad globalt.
4. Hur länge är ett digitalt signerat dokument giltigt?
Ett dokument som signerats digitalt enligt eIDAS-förordningen är juridiskt giltigt utan tidsbegränsning, så länge signaturen kan verifieras. Därför är det viktigt att alltid spara både dokumentet och signaturinformationen.
5. När kan jag inte använda digitala signaturer?
Om det ställs krav på att det endast får finns en originalversion av ett dokument eller att dokumentet ska undertecknas med bläck kan du troligtvis inte använda dagens tekniska lösningar för digital signering.
Ett bra exempel på formkrav för originalhandlingar är aktiebevis eller skuldebrev. Reglerna för dessa handlingar förutsätter originaldokument som det går att göra anteckningar i. I såna fall är digitala signaturer inte möjliga.
6. Hur verifierar undertecknaren sin identitet?
Den digitala signaturen baseras på elektronisk autentisering. Visma Sign erbjuder två typer av identifiering: stark och enkel autentisering. Den som skickar en signeringsinbjudan väljer önskat signeringssätt för varje undertecknande part. På så sätt kan både stark och enkel autentisering användas för signering av samma dokument.
Med stark autentisering avses signering med hjälp av BankID. Stark autentisering kan användas i Finland, Sverige, Norge och Danmark.
Enkel autentisering, så kallad digital namnteckning, är ett juridiskt bindande sätt att signera dokument i de fall stark autentisering inte är ett krav. Enkel autentisering kräver inget BankID utan signeringen görs genom att man ritar sin namnteckning med en mus eller ett finger på en mobil enhet eller dator.
Enkel autentisering rekommenderas när parterna redan känner till varandra eller när stark autentisering inte är möjlig. Den kan bland annat användas vid signering av protokoll, upphandlingskontrakt eller ekonomiska rapporter. Användningen av tjänsten är inte geografiskt begränsad.
7. Vilket format ska dokumentet som signeras ha?
Dokumentet som ska signeras i Visma Sign ska vara i PDF-format i A4-storlek.
8. Kan jag integrera digital signering och arkivering i mitt befintliga CRM-, HR- eller ERP-system?
– Ja, det går. Med Visma Signs API-dokumentation kan du integrera Visma Signs funktioner i din nuvarande programvara. Kontakta oss gärna för mer information.
9.Behöver mottagaren av ett digitalt signerat dokument också ha Visma Sign?
Nej. Ett digitalt signerat dokument kan öppnas och verifieras av vem som helst, utan att mottagaren behöver ha tillgång till samma tjänst. Det räcker med en PDF-läsare och tillgång till de kostnadsfria verktyg som används för verifiering.
10. Kan jag som privatperson använda Visma Sign?
Nej, tyvärr erbjuder vi ännu inte digital signering för privatpersoner.
Terhi Tella jobbar med marknadsföringen av Visma Sign. Hon inspireras av värdeskapande kommunikation och ämnar att se saker och ting från kundens perspektiv.
