Beakta följande frågor vid valet av signeringstjänst

Är ditt team och ditt företag trötta på papper och funderar på varför man ens behöver hantera papper nuförtiden? Nästan alla dokument skapas idag digitalt, men måste ändå skrivas ut för att signeras.

Digital signering kan kännas som ett lockande alternativ bortsett uppsjön av tjänster på marknaden som är svåra att skilja åt. Hur kan man komma igång med digital signering, och vad bör man beakta vid val av signeringstjänst?

Hur snabbt kan tjänsten börja användas?

Det är naturligt att man börjar med att titta på kostnaden för tjänsten. Vid jämförelser av olika tjänster är dock användarvänlighet en av de viktigaste aspekterna, och den avspeglas både i implementeringen och den dagliga användningen av tjänsten.

Beroende på tjänst kan det innebära att man står inför ett massivt implementeringsprojekt med komplicerad kundanpassning. Men det finns även smidiga molntjänster, som Visma Sign, som gör det möjligt att skicka dokument online på bara några minuter.

Är tjänsten ett verkligt stöd för ditt företag?

Signering av enstaka dokument genomförs enkelt oavsett vilken tjänst man använder. Men vad händer då du vill använda den digitala signeringen till ett stort antal dokument? Du kanske vill inkludera flera olika team eller till och med en internationell koncern? Kan tjänsten expanderas utan att det blir ett massivt projekt?

Skalbarhet har inte endast betydelse för storföretag, även fastighetsförvaltare som representerar flera bostadsföreningar samtidigt kan hamna i samma situation.

Uppmärksamma också vilka slags egenskaper de tjänster som du överväger har. Stödjer de situationer som är typiska för ditt företag?

Personalavdelningen kan kräva strikta användarbehörigheter så att endast utvalda personer har åtkomst till anställningsavtal.

För styrelsen är det emellertid viktigt att dokumenten signeras i en viss ordning och att insamling av signaturerna enkelt kan följas även vid ett stort antal undertecknare.

Kunderna i sin tur kanske uppskattar webbformulär för signering. Med webbformulär är det enkelt att samla in nödvändiga uppgifter och kvittera dessa med en digital signatur. Alla ovannämnda egenskaper finns integrerade i Visma Sign.

Vilka signeringsmetoder använder tjänsten?

Många stora, globala digitala signeringstjänster använder endast digitala signaturer som ritas med hjälp av en dator, surfplatta eller telefon. Det kallas även enkel identifiering. Det alternativet använder sig inte av stark identifiering med hjälp av lokala bankkoder.

EU-direktivet om digitala signaturer skiljer i princip inte på dessa två metoder, utan båda är juridiskt sett godkända för digital signering. Stark identifiering ger däremot en fullständig försäkran om undertecknarens identitet.

Majoriteten av tjänsterna erbjuder endast en signeringsmetod, men Visma Signs användare kan fritt välja vilken metod som är lämpligast för respektive process eller använda båda samtidigt.

Det kan till exempel vara så att en av undertecknarna befinner sig i ett land där stark identifiering inte är möjlig. I sådana fall kan just den undertecknaren digitalt signera dokumentet genom att rita sin signatur, medan övriga undertecknare använder stark identifiering.

Verifieringskedja och spårbarhet

Signaturtjänsterna regleras av lagstiftning, vilket innebär att tjänsteleverantörerna som standard måste uppfylla vissa villkor. Det finns dock betydande skillnader mellan de olika tjänsterna. Hur omfattande information om enskilda användares och undertecknares aktiviteter varierar bland tjänsterna.

Detaljerad spårbarhet av händelser kallas för verifieringskedja. Ifall personrelaterade händelser är starkt verifierade, erbjuder tjänsten vid behov fullständiga uppgifter om identiteten hos registrerade användare och enskilda undertecknare samt exakta tider för händelser som är relaterade till dessa personer. Även om dessa uppgifter nödvändigtvis inte behövs i företagets dagliga verksamhet, kan de vara avgörande vid exempelvis misstänkta oegentligheter.

Ju starkare verifieringskedja en tjänst har, desto svårare blir det för en part att begå bedrägerier i företagets eller en enskild persons namn.

Tjänster som Visma Sign använder sig av stark identifiering och verifierar användarens identitet när denne registrerar sig för tjänsten samt då en signering genomförs. Om en tjänst inte använder sig av stark identifiering när ett konto öppnas, blir spårbarheten bristfällig redan i samband med att en användare registrerar sig.

Kan tjänsten integreras?

Vill du sköta all dokumenthantering i en programvara eller erbjuda digital signering i din egen tjänst? Se till att välja en signeringstjänst som enkelt kan integreras med din programvara.

Ta reda på vilka möjligheter till integrering tjänsteleverantören erbjuder. Öppet gränssnitt, uttömmande exempel och sandboxmiljön underlättar integrering och testning redan från början och finns tillgängliga i Visma Sign utan extra kostnader. Läs mer om integration av digital signering