Vanligt ställda frågor om digital signering

Digital signering är ett modernt och snabbt sätt att signera avtal, ansökningar, formulär och andra dokument. I den här artikel besvarar vi vanliga frågor om digitala signaturer:

1. Är digital signering säkert och juridiskt bindande?

Ja. Den digitala signaturen grundar sig på eIDAS-förordningen och nationell lagstiftning som tillsammans ger den digitala signaturen en juridiskt bindande status.

Den digitala signaturen är säkrare och tillförlitligare än underskrifter på papper eftersom det digitalt signerade dokumentets integritet och ursprung alltid kan verifieras i efterhand.

I ett digitalt signerat dokument kan man omedelbart se vem som har signerat, var och när, och det signerade dokumentet kan inte obemärkt redigeras i efterhand.

2. I vilka fall kan man inte använda digitala signaturer?

Om det ställs krav på att det endast finns en originalversion av ett dokument eller att dokumentet ska undertecknas med bläck, kan du troligtvis inte använda dagens moderna tekniska lösningar för digital signering.

Ett bra exempel på formkrav för originalhandlingar är aktiebevis eller skuldebrev. Reglerna avseende dessa handlingar förutsätter originalhandlingar i vilka man kan göra anteckningar. I dessa fall är digitala signaturer inte möjliga.

3. Jag har registrerat mitt företag i Visma Sign-tjänsten. Vad händer nu?

Efter registreringen ska du göra nödvändiga inställningar för ditt företagskonto så att du smidigt kan börja använda tjänsten.

Skapa mappar: För att underlätta dokumenthanteringen kan du organisera dokumenten i olika mappar efter behov. Du kan skapa och namnge mapparna efter till exempel dokumenttyp eller användning.

Skapa användargrupper och ange användarbehörigheter: Med användargrupper kan du bestämma vilka mappar användare har åtkomst till och vilka behörigheter de har. Vi rekommenderar att du skapar användargrupper för tjänstens olika användningsområden som till exempel ledning, personalförvaltning och försäljning. Glöm inte att ställa in användargruppernas läs- och skrivbehörigheter för nödvändiga mappar.

Bjud in nya användare: När du har skapat mappar och användargrupper kan du bjuda in användare i ditt företag till tjänsten. Nya användare bjuds in genom att deras e-postadresser läggs till i tjänsten och en inbjudan skickas. När du bjuder in användare ska du ange vilken användargrupp personen tillhör.

4. Hur verifierar undertecknaren sin identitet?

Den digitala signaturen baseras på elektronisk autentisering. I Visma Sign kan man identifiera sig på två sätt; stark eller svag autentisering. Den som skickar en signeringsinbjudan väljer önskat signeringssätt för varje undertecknande part, vilket innebär att både stark och svag autentisering kan användas för signering av samma dokument.

Med stark autentisering avses signering med hjälp av BankID. Stark autentisering kan användas i Finland, Sverige, Norge och Danmark.
Svag autentisering s.k. digital namnteckning är, i likhet med stark autentisering, ett juridiskt sätt att signera dokument i de fall stark autentisering inte är ett krav. Det krävs inget BankID för svag autentisering, och signeringen görs genom att man ritar sin namnteckning med en mus eller ett finger på en mobil enhet eller på en dator.

Svag autentisering rekommenderas när parterna redan känner till varandra eller när stark autentisering inte är möjlig. Svag autentisering kan bland annat användas vid signering av protokoll, upphandlingskontrakt eller ekonomiförvaltningens rapporter. Användningen av tjänsten är inte geografiskt begränsad.

Läs mer om elektronisk autentisering.

5. Vilket format ska dokumentet som signeras ha?

Dokumentet ska vara i PDF-format i A4-storlek. Filstorleken får vara högst 15 MB.

6. Jag vill skicka ett dokument som endast jag har signerat via e-post till banken/myndigheter/affärspartnern. Hur gör jag?

Skicka dokumentet som ska signeras från tjänsten till din e-post och signera det. Du kan skicka det signerade dokumentet (signatur längst ned, signatursida sist) på samma sätt som vanliga PDF-filer genom till exempel e-post.

7. Jag vill utöka tjänsten så att mina publicerade webbformulär kan signeras digitalt eller så att jag kan skicka signeringsinbjudningar direkt från mina egna system (CRM, HRM, ERP etc.). Hur gör jag?

Kontakta kundsupporten ([email protected]) och berätta om dina behov. Visma Signs API-gränssnitt möjliggör anslutning till önskade appar och webbformulär.

8. Jag har skickat ett signerat dokument till banken/myndigheter/affärspartnern, men mottagaren kan inte hantera det digitalt signerade dokumentet. Hur gör jag?

Ett digitalt signerat dokument verifieras genom att kontrollera vem som har undertecknat dokumentet och att dokumentet inte har ändrats efter signeringen. Du hittar anvisningar för hur man verifierar ett digitalt signerat dokument i vår supportportal. Förmedla dessa anvisningar till mottagaren av dokumentet. Kontrollen av en digital signatur är gratis för alla och medför inga kostnader för mottagaren.

9. Var kan den undertecknande parten hitta det signerade dokumentet?

Om dokumentet har signerats med stark autentisering (BankID), sparas dokumentet automatiskt i arkivet som medföljer det personliga Visma Sign-kontot. Du får åtkomst till arkivet när du registrerar dig i tjänsten som privatperson på https://sign.visma.net/sv/register.

Att registrera sig som privatperson är gratis och medför inga förpliktelser. Efter registreringen kan undertecknaren logga in på sitt konto och ladda ned dokumentet från arkivet.

Om dokumentet har signerats utan stark autentisering, och undertecknaren inte har fått den signerade versionen via e-post, ska undertecknaren kontakta avsändaren av inbjudan.

10. Kan Visma Sign användas av privatpersoner?

Nej. Tyvärr erbjuder vi inte ännu digital signering för privatpersoner, enbart personligt arkiv.

Terhi Tella jobbar med marknadsföringen av Visma Sign. Hon inspireras av värdeskapande kommunikation och ämnar att se saker och ting från kundens perspektiv.