5 risker du kan minska med digital signering

Den traditionella signaturen medför onödiga risker som kan undvikas med digital signering.
Här er en liten översikt angående risker knutna till traditionella signaturer och hur de kan undgås.

1. Vem som helst kan enkelt förfalska din signatur

Kommer du ihåg då du blev underkänd på matematikprovet i fjärde klass och var tvungen att visa den för mamma och få mammas signatur på provet? För att undvika utskällning var det bättre att skriva under provet “på mammas vägnar”. Om ett oskyldigt barn lyckas förfalska en signatur på papper, kan även en vuxen person enkelt göra det. Riskerna för förfalskning av traditionella pappersdokument är inte begränsad till signaturer.

En digital signatur med stark identifiering ökar både signaturens tillförlitlighet och dokumentens datasäkerhet. För det första har du kontroll över hos vem dokumentet hamnar: En inbjudan eller ett digitalt dokument som skickas via e-post blir inte liggande på ett arbetsbord för allmän beskådan.

För det andra vet du alltid vem som faktiskt har signerat dokumentet tack vare den starka identifieringen. Du kan kontrollera undertecknarens identitet, dokumentets innehåll samt tidpunkter för signeringar.

2. Innehållet kan ändras

Problem kan även uppstå när en part efter signeringen beslutar sig för att lägga till egna eller ovidkommande klausuler i avtalet i efterhand.

Med en digital signeringstjänst låses dokumentet då avsändaren skickar signeringsinbjudan. På detta vis vet du att dokumentet inte ändrats i efterkant.

3. Dina brev försvinner i posten

Alla har vi varit i en situation där ett dokument, brev eller paket som skickats per post eller bud fastnar på vägen. Dokument som signeras digitalt garanterar att dokumentet kommer fram och till rätt person.

Med Visma Sign kan du skapa färdiga inbjudningsmallar som effektiviserar utskick av signeringsinbjudningar samt minimerar risken för fel. Du kan även skapa färdiga sändlistor för massutskick. På så sätt minskar du det manuella arbetet och slipper limsmaken från kuverten.

4. Dina dokument blir begravda i pappershögen

89 % av alla dokument som skickas med Visma Sign signeras inom ett dygn från att signeringsinbjudan skickats.

Om du märker att ett dokument inte har signerats av alla berörda parter, kan du skicka en påminnelse till undertecknaren. På så sätt säkerställer du att ditt viktiga avtal inte försvinner i en pappershög.

5. Från pappersberg till ett hav av pärmar

Efter några års dokumenthantering har du samlat på dig hyllkilometer av pärmar med signerade dokument. Med Visma Sign behöver du inte leta igenom alla e-postmappar när du behöver ett dokument, eftersom tjänstens digitala arkiv möjliggör en effektiv dokumenthantering.

Du kan organisera dina dokument i mappar på valfritt sätt och tilldela preciserade användarbehörigheter för mapparna efter behov. På så sätt kan du försäkra dig om att rätt personer har åtkomst till rätt dokument.

Börja signera digitalt

Allt fler företag har insett att digital signering minskar risker. Den omfattande digitaliseringen i världen har lett till att digital signering snart är det nya normala.

Att ärende- och beslutsprocesser fortlöper kan inte längre vara beroende av pappersöverföringar. Redan idag har över 2,6 miljoner användare signerat dokument digitalt med Visma Sign.

Minna Hirvonen jobbar med content marketing. Minna värdesätter nyttiga och informativa texter. Därför har hon jobbat med content redan från år 2004, så att de som törstade efter information då kunde hitta svaren på webben.