– Varför gjorde vi inte det här tidigare? Efter ett drygt halvår av att använda digitala signaturer ser Henrik Teledahl, ekonomiansvarig på it-företaget Haglöf & Nordkvist, bara fördelar.
Haglöf & Nordkvist är ett företag inom IT, Print, Telefoni och kontorsbranschen med kunder i hela Sverige.
www.hagnor.se
Är man ett it-bolag ska man föregå med gott exempel.
Ungefär så resonerade it-bolaget Haglöf & Nordkvist i Falun när de i början av 2023 gick över från att använda papperskontrakt till att använda digital signering via Visma Sign.
– Vi säljer it-tjänster till kunder över hela Sverige, och inget ont sagt om posten, men när vi höll på och skickade pappersavtal till kunderna hade vi ingen kontroll på processen, säger Henrik Teledahl.
Han tar ett datorpaket som exempel. När en säljare på Haglöf & Nordkvist har fått en accept från en kund att de vill skriva ett avtal fick säljaren tidigare skriva ut ett kontrakt, gå och lägga det på brevlådan och sen sitta ner och vänta. Och vänta. Och vänta, utan att ha en aning om var i processen avtalet befann sig.
Vi hade ingen kontroll över huvud taget, och när det dröjde innan avtalet kom tillbaka visste vi inte varför. Hade kuvertet inte kommit fram? Hade det kommit fram men hamnat hos fel person? Vi visste ingenting.
Det här sättet att jobba ledde dessutom till relativt långa ledtider, samt extraarbete för säljaren som var tvungen att göra detektivjobbet och ta reda på vad som hade hänt när avtal inte kom tillbaka som förväntat.
– Processen var inte tillfredsställande och då började vi titta på alternativ. Vi är dessutom ett it-bolag och ska föregå med gott exempel, så vi bestämde oss för att börja testa digital avtalssignering.
Eftersom Haglöf & Nordkvist redan använde Visma i ett annat avseende valde de att testa Visma Sign.
– Vi fick ett oerhört professionellt bemötande, och dessutom visade det sig att lösningen var väldigt enkel för oss att använda.
Och så här långt haglar lovorden. Kunderna är överlyckliga eftersom de slipper pappersexercisen, samtidigt som geografiska begränsningar har försvunnit.
– Efter Covid har är det mycket hybridarbete och det var inte alltid kundens firmatecknare var på samma plats som köparen vilket gjorde processen med papperskontrakt ännu krångligare.
Även Haglöf & Nordkvists egna medarbetare är mycket nöjda med förändringen.
– Nu har de kontroll och är delaktiga eftersom de hela tiden kan se i realtid var i processen avtalet befinner sig.
Dessutom har övergången minskat företagets ledtider enormt, i många fall med flera veckor.
– Det i sin tur innebär att vi kan ha kortare lagerhållning och dessutom får bättre likviditet eftersom vi får ut fakturorna snabbare.
Medarbetarna är överlyckliga och det enda vi frågar oss är varför vi inte gick över till digital avtalshantering ännu tidigare.
Det är inte svårt att använda digitala signaturer. Du kommer igång på 5 minuter.