Beijer Industri använder digital signering för att signera interna dokument som protokoll, attestflöden och övriga avtal som man tidigare signerat manuellt. Digital signering är ett måste då företaget sitter utspridd i Sverige och Danmark.
Beijer Industri AB är ett bolag inom Beijer Tech, ett bolag med närvaro runt om i de nordiska länderna. Beijer Industri är ett teknikorienterat handelsbolag som levererar förnödenheter, råvaror, maskiner och utrustning till industrin i Norden.
www
Beijer Industri valde att ta i bruk digital signering eftersom företaget sitter på olika enheter runtom Sverige, och har utöver de utspridda teamen en VD som sitter i Danmark. Att skicka dokument mellan olika städer och länder med post kräver onödigt mycket resurser, och riskerar att dokument inte kommer fram i tid. Därmed var det viktigt för Beijer Industri att genom digital signering säkerställa att dokumenten blir signerade snabbt och säkert.
Efter att ha utrett olika signeringstjänster, valde Beijer Industri Visma Sign som digital signeringstjänst. Visma Sign uppfyllde kravet på tillräcklig kapacitet, och var dessutom prisvärd. Beijer Industri använder även övriga Visma tjänster, och därmed var det ett naturligt val att välja Visma som stöd även i digital signering.
Jag tror att vi i framtiden kommer att utvidga antal signeringar från vad vi först trodde. Till en början tänkte vi främst protokoll och avtal till exempel, men då vi började använda Visma Sign insåg vi hur vi kan använda de även för intern kontroll till exempel.
På Beijer Industri används digital signering idag för att signera olika dokument som protokoll, attestflöden och övriga avtal som man tidigare signerat manuellt. I dagens läge känns digital signering som ett måste då redan ekonomiavdelningen sitter på tre olika orter i Sverige.
Användning av Visma Sign kommer att växa inom företaget både på grund av ökande behov för digitala tjänster, men även för att digital signering med Visma Sign är väldigt enkelt och smidigt. “Det är självinstruerande. Det är väldigt tydligt och enkelt att använda. Inga långa processer för att komma igång. När man har lösenord och inloggning så kommer man in på sidan och då kan man börja helt enkelt.” Konstaterar Madeleine Pettersson, Ekonomiansvarig på Beijer Industri.
Man får ett mail att man har ett dokument att signera, och man loggar in och signerar. Ja, enklare kan det inte bli.
Jämfört med tidigare signeringsprocesser har Beijer Industri nu en säker signeringsprocess. Tidigare har till exempel styrelseprotokoll skickats med post till tre fyra olika personer i Sverige, medan man nu skickar ett digitalt dokument. Hanteringen är därmed mycket säkrare, snabbare och enklare.
Företaget har förbättrat sina interna kontroller, och uppnått en säkrare hantering då man inte skickar dokument med post som kan komma på avigvägar. Ekonomiavdelningens dokument kan numera attesteras digitalt, oberoende vilken ort man befinner sig i. Digital signering är en förutsättning för Beijer Industri på grund av företagets organisationsstruktur.
“Jag tycker det är fantastiskt smidigt, effektivt och säkert. Det är bara fördelar med digital signering – det känns att det finns stor potential och mycket möjligheter. Och som sagt bara fördelar med digital signering.” summerar Pettersson.
Det är inte svårt att använda digitala signaturer. Du kommer igång på 5 minuter.