Betala endast för de funktioner du faktiskt behöver – tänk på detta när du väljer en signeringstjänst

När det kommer till att välja tjänster för signering och kontraktshantering kan det vara en utmaning. Hur hittar du en lösning som täcker företagets behov utan att dra på sig onödiga kostnader?

Fokusera på att betala för precis de funktioner ditt företag verkligen behöver. Här är några tips för att undvika onödiga utgifter.

Identifiera tydligt vad ditt företag behöver

Börja med att precisera exakt vad ditt företag har för behov. Är det värt att investera i ett heltäckande system för kontraktshantering med ett brett spektrum av funktioner? Det kan sluta med att ni betalar för avancerade funktioner som bara behövs i undantagsfall.

För de flesta företag räcker det med att smidigt hantera signering och lagring av dokument samt att säkerställa enkel åtkomst. Med Visma Sign kan du när som helst lägga till ett formulärverktyg och fler avancerade avtalsfunktioner när behovet uppstår.

För att kartlägga behoven kan det vara klokt att skapa ett enkelt diagram över de olika stegen i kontraktsprocessen och de personer som är inblandade. Se också till att inkludera arkivering och enkel åtkomst till dokument.

Tillgängliga signeringssätt och säkerhet

Se till att tjänsten du väljer uppfyller allmänna krav (eIDAS) och erbjuder säker signering. Det är fördelaktigt att kunna signera dokument med hjälp av stark identifikation, till exempel med bank-ID. Många globala signeringstjänster förlitar sig endast på ritade underskrifter via dator, surfplatta eller telefon, vilket inte utnyttjar lokal bank-ID eller mobil-ID.

Enligt direktivet för elektroniska signaturer är båda metoderna för signering lagligt accepterade, men stark identifikation garanterar signerarens verkliga identitet.

Med Visma Sign kan användare fritt välja vilken metod de vill använda, eller kombinera båda.

Det kan exempelvis hända att en av signatörerna befinner sig i ett land där stark identifikation inte är möjlig. I sådana fall kan denne signera dokumentet digitalt genom att rita, medan andra använder stark identifikation.

Användarvänlighet

Tänk på att en användarvänlig tjänst med kort inlärningstid ökar kostnadseffektiviteten från start. En enkel och smidig implementering gör det lättare för användare att integrera tjänsten i det dagliga arbetet. Målet med en signeringstjänst är ju att möjliggöra snabba beslut och avtal när det behövs. Om användarna måste lägga tid på att lära sig och navigera i tjänsten, blir vardagen snart mindre effektiv.

Integrationsmöjligheter

Integrationer med befintliga system eller möjligheten att skapa dem har stor betydelse för hur effektiv tjänsten kommer att vara. Var uppmärksam på tjänsteleverantörens nuvarande integrationer och API-dokumentationens kvalitet. Med API-gränssnittet kan du integrera tjänsten i olika system.

Sömlösa integrationer optimerar hela dokumenthanteringsprocessen och ser till att allt fungerar smidigt. Som ett resultat behöver till exempel anställningsavtal inte läggas utanför HR-system, vilket annars kunde komplicera vardagen.

Tänk på skalbarhet

För växande företag är tjänstens skalbarhet avgörande. Direkt signeringstjänster som Visma Sign skalar elegant med företaget. Se till att välja en tjänst som erbjuder olika paketerade lösningar och robusta API-gränssnitt för att stödja tillväxt. Då kan plattformen växa i takt med verksamheten, och du undviker kostnader för att byta plattform.

Jämför priser

För att välja rätt tjänst är det viktigt att förstå hur varje tjänsts prissättning är uppbyggd. Om det finns många funktioner du inte behöver men som ändå ingår, överväg om leverantören verkligen är rätt för ditt företag. Betalar du per användare eller anpassas priserna efter antalet användare? Finns det andra avgifter utöver månadsavgiften?

Visma Sign passar naturligt in i vardagen för små och medelstora företag

Med Visma Sign får du snabbt tillgång till grundläggande funktioner för signering, lagring och åtkomst av avtal och dokument. Det finns inga dolda kostnader eller startavgifter; du betalar bara för vad du verkligen behöver. Tack vare tjänstens användarvänliga gränssnitt behöver du inte heller investera i utbildning, om du inte vill.

Terhi Tella jobbar med marknadsföringen av Visma Sign. Hon inspireras av värdeskapande kommunikation och ämnar att se saker och ting från kundens perspektiv.