Hela avtalsprocessen online – så går det till!
Tänk på avtalen ni hanterar i företaget och hur vardagen ser ut där. Sitter du och trixar, klipper och klistrar med signaturer i krångliga PDF-dokument? Är det oklart vem som skrivit under vad, och när? Letar du efter dokument som försvunnit i en röra av digitala och analoga register som inte synkar?
Så ska det självklart inte behöva vara. Lösningen är inte magi – den existerar i verkligheten.
Avtalsprocessen handlar som bekant om mer än att bara skriva under kontrakt. Här tittar vi närmare på hur du kan digitalisera allt från informationssamling, till skapande, sparande och signering. Aarni Honkaniemi, product director på Visma Sign, delar även med sig av sina insikter kring de främsta fördelarna.
Avtalsprocessens fyra steg
Avtal går igenom fyra kronologiska faser i sin livscykel: upprättande, signering, arkivering och inhämtande vid behov. Ett företag och dess anställda har behov av att alla fyra faserna hanteras så smidigt och säkert som möjligt.
Upprättande: Skapa digitala avtal
Med att använda digitala formulär (webbformulär) kan du en smäll samla in den information du behöver och ha kunden ingå ett bindande avtal. I Visma Sign kan du använda ett enkelt drag & drop-verktyg för att skapa formulär som passar för en rad olika branscher och användningsområden.
Webbformulär har mycket att erbjuda, då de bidrar till effektivare, säkrare och kostnadseffektivare avtalshantering.
Aarni Honkaniemi menar att webbformulär har mycket att erbjuda, då de bidrar till effektivare, säkrare och kostnadseffektivare avtalshantering. Om avtalet är EIDAS-kompatibelt kan du identifiera undertecknaren och använda e-signaturer som kräver identifiering.
Det kan vara mycket viktigt vid en juridisk tvist, exempelvis om en part i ett låne- eller försäljningsavtal skulle förneka att den undertecknat ett avtal. Då kan du spåra historiken och på så sätt bevisa att det undertecknats.
Signering: E-signatur har tydliga fördelar
I signeringsfasen har du också mycket att vinna på digitala avtal, exempelvis:
- Högre säkerhet än penna och papper
- Skriv under avtal direkt utan fördröjningar – inget behov av utskrifter eller skanning
- Lättare att följa upp och se vem som signerat avtalet och när
- Fungerar på mobiler och andra bärbara enheter
- Bättre regelefterlevnad
- Möjlighet till integrationer med andra system, exempelvis CRM och ERP
Aarni understryker att de tre viktigaste orsakerna att använda en e-signeringslösning som Visma Sign är effektivitet, besparingar och säkerhet.
Digital signering har också en konkret verkan på företagets verksamhet då det leder till snabbare transaktioner, vilket ger en mer effektiv säljcykel och snabbare intäkter. Digital signering kan också bidra till att skapa ett grönare företag, då färre resor genomförs för att skriva under avtal.
Den snabba digitala utvecklingen påverkar även de förväntningar som ställs på företag. Aarni menar att kunderna förväntar sig snabbare och smidigare avtalsprocesser.
Kunderna förväntar sig snabbare och smidigare avtalsprocesser. Nu handlar det om en dag eller så, när det tidigare kunde vara en vecka eller till och med en månad.
Arkivering: Allt online och på ett ställe
Kontrakt som e-signerats med Visma Sign arkiveras automatiskt i ett digitalt format. Det blir enklare, säkrare och mer transparent, då avtalen samlas på ett och samma ställe, istället för att ligga utspridda i mappar, skrivbord eller mejlinkorgar.
Dessutom ökar transparensen på de avtal som signerats.
ger fler åtkomstkontroller och revisionsloggar. Det blir enklare att spåra vem som sett vad och reglera åtkomsten till avtal, vilket även bidrar till bättre GDPR-efterlevnad. Det är effektivare att hämta digitala dokument jämfört med fysiska lösningar. Visma Sign-kunder kan dessutom kontrollera om ett avtal har ändrats efter att det undertecknats (fysiska avtal kan redigeras eller förfalskas efter undertecknande).
Samtidigt har kraven på transparens ökat. Företag vill enkelt kunna följa upp vem som har signerat ett avtal och när, samt att de som ännu inte skrivit under ska enkelt få en påminnelsenotis.
Inhämtande: Digitala avtal är mer sökbara
Digitala avtalshantering i Visma Sign innebär en helt annan nivå av sökbarhet jämfört med pappersavtal eller andra oorganiserade lösningar.
“Förbättrad sökbarhet i ett samlat digitalt system gör det enklare att hitta specifika delar och klausuler, vilket i sin tur gör att du kan arbeta effektivare och ha full kontroll över dina avtal”, säger Aarni.
“Du slipper slösa tid på att bläddra igenom långa avtal i jakt på en specifik del, och du behöver inte längre oroa dig över att tappa bort viktiga dokument.”
Samtidigt har kraven på transparens ökat. Företag vill enkelt kunna följa upp vem som har signerat ett avtal och när, samt att de som ännu inte skrivit under ska enkelt få en påminnelsenotis.
Effektiviserad avtalshantering ger resultat
De flesta företag signerar fler avtal än de tror, och processerna kring dem kan ha stor påverkan på företagets effektivitet, berättar Aarni.
Avtalshantering är en investering med tydlig ROI, eftersom den ökar effektiviteten i avtalets alla faser.
Digital avtalshantering effektiviserar samtliga steg i processen: det minskar mängden administrativt arbete och riskerna gällande regelefterlevnad och annat ansvar som pappersavtal innebär. Med digitala avtal kan du dessutom arbeta mer datadrivet och på så sätt skapa affärsvärde.
Slutsats
Sammanfattningsvis: nöj dig inte med pappersavtal eller andra gammalmodiga, ineffektiva metoder. Det finns många goda orsaker att digitalisera hela företagets avtalsprocess.
Med Visma Sign kommer du igång på 5 minuter, och kan hantera hela avtalsprocessen på ett smidigt och säkert sätt.
Terhi Tella jobbar med marknadsföringen av Visma Sign. Hon inspireras av värdeskapande kommunikation och ämnar att se saker och ting från kundens perspektiv.
